Performance Management System – หัวใจสำคัญในการบริหารการดำเนินงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ

May 5, 2022

โดย กนต์ธร ดิสระ, Senior Manager, Pragma and Will Group Co., Ltd.

แชร์บทความนี้

Facebook
Twitter
LinkedIn

ทุกวันนี้ สภาวะการแข่งขันของโลกธุรกิจมีความท้าทายมากขึ้นเรื่อย ๆ และอนาคตขององค์กรก็มีความเชื่อมโยงกับผลการดำเนินงานของพนักงาน การมีตัวชี้วัดเป็นเครื่องมือในการประเมินผลงานอย่าง KPI และ OKR อาจช่วยสะท้อนถึงประสิทธิภาพการทำงาน แต่การใช้เครื่องชี้วัดเหล่านี้ให้ประสบผลด้วยดีก็ต้องมีระบบการบริหารผลการปฏิบัติงาน (Performance management system – PMS) ที่เหมาะสม

PMS เป็นระบบที่จะสร้างแนวคิดและกระบวนการภายในองค์กร เพื่อผลักดันให้การดำเนินงานขององค์กรสามารถบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ด้วยการบูรณาการกิจกรรมที่หลากหลาย และเชื่อมโยงความรับผิดชอบในระดับภาพรวมองค์กร ระดับหน่วยงาน จนถึงระดับบุคคลเข้าด้วยกันเป็น “วงจรในการจัดการที่มีประสิทธิภาพ”

หลักการทำงานของ PMS เริ่มจากการกำหนดเป้าหมาย (เชิงกลยุทธ์) ขององค์กรทั้งระยะสั้น (ประจำปี) ระยะกลางและระยะยาว (3-5 ปี) แล้วเชื่อมโยงเป้าหมายนั้นไปสู่ระดับหน่วยงานและระดับบุคคล โดยใช้เครื่องมือในการกำหนดเป้าหมายและการวัดความสำเร็จ เช่น KPI หรือ OKR จากนั้นคือการประเมินผลงานโดยใช้ตัวชี้วัดหรือการตัดสินใจของหัวหน้างาน เพื่อพิจารณาถึงการจ่ายโบนัส ปรับค่าจ้างประจำปี หรือผลตอบแทนอื่น ๆ

หัวใจสำคัญของ PMS อยู่ที่การบูรณาการกิจกรรมการทำงานต่าง ๆ ในองค์กร ให้มีความเชื่อมโยง สอดคล้อง และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน โดยมีองค์ประกอบพื้นฐานที่สำคัญในการสร้างประสิทธิภาพและผลิตผลที่ดี ได้แก่

  1. การตั้งเป้าหมาย (Goal Set­ting) องค์กรต้องตั้งเป้าหมายที่ทำให้พนักงานตระหนักถึงความสำคัญของเป้าหมายขององค์กรว่าจะมีผลต่อเป้าหมายส่วนบุคคลอย่างไร ซึ่งจะทำให้พนักงานมีความใส่ใจบทบาทของตนและมีส่วนร่วมมากขึ้น โดยการกำหนดเป้าหมายควรเป็นกระบวนการทำงานร่วมกัน ซึ่งจะทำให้พนักงานสามารถสร้างเป้าหมายที่เสริมวัตถุประสงค์ขององค์กร ส่งผลให้พนักงานรู้สึกมีความเป็นเจ้าของงาน มีประสิทธิภาพในการทำงานดีขึ้น
  2. การสื่อสารและความร่วมมือในการทำงานที่โปร่งใส (Trans­par­ent Com­mu­ni­ca­tion and Col­lab­o­ra­tion) พนักงานต้องการเห็นถึงความเปิดเผยและจริงใจของผู้นำองค์กรโดยเฉพาะในช่วงที่บริษัทต้องเผชิญกับช่วงเวลาที่ยากลำบาก ยิ่งไปกว่านั้นพวกเขาก็ต้องการการสื่อสารแบบเรียลไทม์ และต้องการสร้างสัมพันธ์ที่ดีทั้งกับเพื่อนร่วมงานและผู้บังคับบัญชาด้วย
  3. การให้ความสำคัญและการให้ผลตอบแทนพนักงาน (Employ­ee Recog­ni­tion and Reward) พนักงานควรได้รับความรู้สึกว่าตนมีคุณค่า ได้รับความชื่นชม และผลตอบแทนสำหรับงานที่พวกเขามีส่วนร่วม ซึ่งหากการให้คุณค่าของพนักงานไม่ใช่สิ่งที่องค์กรให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก ๆ ก็มักส่งผลในทางลบต่อการลาออกของพนักงาน
  4. คำติชมที่ตรงไปตรงมาและสม่ำเสมอ (Hon­est and reg­u­lar feed­back and reviews)  พนักงานต้องการคำติชมและข้อเสนอแนะเกี่ยวกับงานที่ทำ ยิ่งได้รับคำแนะนำหรือได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของพวกเขาบ่อยครั้งมากเท่าใด พวกเขาก็ยิ่งสามารถปรับปรุงการทำงานให้เกิดความเป็นเลิศได้มากเท่านั้น
  5. การพัฒนาทักษะและศักยภาพของพนักงาน (Employ­ee devel­op­ment) การพัฒนาทักษะมีความสำคัญต่อพนักงาน และองค์กรเองก็จะได้รับประโยชน์เมื่อพนักงานมีทักษะและความสามารถมากขึ้น

ทุกองค์กรมีเป้าหมายในการสร้างความเจริญเติบโต และอยู่รอดได้อย่างมั่นคง ดังนั้น หากทิศทางในการพัฒนาองค์กรของผู้บริหารมีความชัดเจนและมุ่งมั่นอย่างแท้จริงแล้ว ไม่ว่าจะเผชิญความท้าทายในรูปแบบใด การมีระบบบริหารจัดการประสิทธิภาพผลปฏิบัติงานที่มีประสิทธิภาพก็ช่วยให้องค์กรสามารถก้าวเดินไปข้างหน้าได้อย่างมั่นใจ

ติดตาม Pragma and Will Group ได้ที่