ปฏิเสธไม่ได้ว่าการแพร่ระบาดของโควิด-19 เข้ามาพลิกโฉมวิถีการดำเนินธุรกิจไปอย่างสิ้นเชิง และส่งผลให้องค์กรต่างๆ ต้องทบทวนวิธีการบริหารจัดการเรื่องคนให้เหมาะสม ตั้งแต่รูปแบบการจัดการองค์กร การวางกลยุทธ์การบริหารคน การออกแบบโครงสร้างองค์กรและขอบเขตงาน (scope of work) ไปจนถึงการให้รางวัลพนักงาน และที่สำคัญคือการวางแผน อัตรากำลัง ซึ่งในความเป็นจริงแล้วมีด้วยกันหลากหลายแบบ

            ในอดีตการวางแผนอัตรากำลังนิยมใช้แนวคิด FTE (Full-time Equivalent) ซึ่งเป็นการคำนวณเวลาที่พนักงาน หนึ่งคนใช้ต่อกระบวนการทำงานในช่วงเวลาหนึ่งๆ ทำโดยการรวบรวมขั้นตอนการทำงานและระยะเวลาที่ต้องใช้ จากข้อมูลที่มีหรือการสำรวจ เพื่อคำนวณชั่วโมงการทำงานโดยคนหนึ่งคน (Man-hours)

            เมื่อยุคสมัยเปลี่ยนไป การทำงานหันมาเน้น productivity มากขึ้น ซึ่งหากแปลตรงตัวจะหมายถึงผลิตภาพ แต่ในบริบทนี้คือความคุ้มค่าของเวลาและต้นทุน หรือหมายถึงความมีประสิทธิภาพของพนักงานต่อองค์กรนั่นเอง การวางแผนอัตรากำลังเชิงกลยุทธ์ควรพิจารณาจากทั้งมุมมองเป้าหมายขององค์กรและมุมมองความต้องการจากหน้างาน เพื่อให้มั่นใจว่า กรอบอัตรากำลังสามารถสนับสนุนกลยุทธ์ขององค์กรและใช้งานได้จริง 

มาดูกันว่าในการวางแผนอัตรากำลังต้องมีกระบวนการสำคัญอย่างไรบ้าง

• ศึกษาทิศทางด้านต่างๆ ขององค์กร (Strategic Direction)
  ก่อนวางแผนอัตรากำลังได้ สิ่งแรกที่ต้องทำคือศึกษาและทำความเข้าใจในธุรกิจของบริษัท แผนธุรกิจของบริษัท ตลอดจนภาพอนาคตขององค์กรในระยะ 3-5 ปีว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร และสรุปเป็นหลักการวางแผนอัตรากำลังในอนาคต การเข้าใจธุรกิจและเป้าหมายธุรกิจเป็นอย่างดีจะทำให้ทราบว่ากำลังคนที่เป็นกำลังหลักคืองานกลุ่มไหน และบริษัทต้องการกำลังคนที่มีความรู้ ทักษะ ความสามารถในด้านใดบ้าง เพื่อที่จะบรรลุเป้าหมายธุรกิจ
• พิจารณาและเลือกปัจจัยขับเคลื่อนอัตรากำลัง (Manpower Drivers)
  จากนั้นเลือกปัจจัยขับเคลื่อนอัตรากำลัง (Manpower Drivers) โดยพิจารณาจากปัจจัย/ปริมาณงาน/ปริมาณผลงาน/ ผลลัพธ์ ซึ่งส่งผลต่อการดำเนินงานขององค์กรหรือรายได้โดยตรง เช่น หากเป็นธุรกิจโรงพยาบาล ก็เป็นจำนวนคนไข้ จำนวน เตียง
• วิเคราะห์อัตราส่วนผลิตภาพ (Productivity Ratio)
  ดูได้จากข้อมูลตัวเลข เช่น วิเคราะห์รายได้ของบริษัทต่อหัวพนักงาน (revenue per head) หลายปีต่อเนื่องกัน นำมาเปรียบเทียบกับตัวเลขในปัจจุบัน แนวโน้มที่ผ่านมา และเทียบเคียงกับตัวเลขของอุตสาหกรรม (Industry trend) เพื่อดูว่าพนักงานของบริษัทมีศักยภาพเพิ่มขึ้น คือทำงานได้มากขึ้นและมีประสิทธิภาพสูงขึ้นหรือไม่
• กำหนด Scenario ต่างๆ ตามระดับการพัฒนาผลิตภาพที่เป็นไปได้
  การวางแผนอัตรากำลังเป็นการเตรียมการล่วงหน้า เพื่อใช้กำลังคนให้สอดคล้องเหมาะสมกับงาน ให้เกิดประสิทธิภาพ และความคุ้มค่า รวมทั้งเป็นการเตรียมพร้อมเพื่อการแข่งขันในอนาคต โดยคาดการณ์สถานการณ์ต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นในวันข้างหน้า ทั้งสถานการณ์ที่ดีที่สุด (Best-case scenario) สถานการณ์ที่เป็นไปอย่างปกติ (Base-case scenario) และสถานการณ์ที่เลวร้ายที่สุด (Worst-case scenario)
• คำนวณกรอบอัตรากำลังแต่ละ Scenario ในระยะ 3 ปี
  จากผลการคาดการณ์สถานการณ์ต่างๆ ข้างต้นนำมาจัดทำเป็นแผนอัตรากำลังแต่ละสถานการณ์ในระยะ 3 ปีข้างหน้าว่าต้องการบุคลากรเพิ่มเท่าไหร่ อย่างไรบ้าง

           อย่างไรก็ตาม สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการพูดคุยระหว่างทาง เพื่อให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนเกี่ยวข้องทั้งหลาย เห็นชอบกับปัจจัยขับเคลื่อนอัตรากำลัง (Manpower drivers) และมีภาพอนาคตไปในทิศทางเดียวกัน และนอกเหนือไปจากคำว่า productivity ควรคำนึงถึง 5 ปัจจัยต่อไปนี้ประกอบการวางแผนอัตรากำลังสำหรับยุคปัจจุบันด้วย นั่นคือ
1. ไม่ใช่แค่เรื่องขนาดแต่ตัวเลขก็สำคัญ ให้ความสำคัญกับอัตราส่วนผลิตภาพ (Productivity Ratio) การใช้จ่ายต่อพนักงานหนึ่งคน รายได้ต่อหัว
2. มีความยืดหยุ่นมากขึ้น โดยคำนึงถึงสถานการณ์ในแบบต่างๆ ที่จะสามารถเกิดขึ้นได้ ประเมินและคาดการณ์สถานการณ์ที่ไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้นเพื่อการวางแผนรับมือที่ครอบคลุม
3. เตรียมความพร้อมเรื่องการจ้างงานรูปแบบใหม่ๆ เช่น ทำแผนปฏิบัติการ (Action Plan) สำหรับแผนรองรับสถานการณ์ฉุกเฉิน คิดวิธีจัดการกับคนทำงานยุคใหม่ มีการจ้างงานแบบชั่วคราว หรือ ไม่เต็มเวลา เพิ่มเข้ามาเป็นต้น
4. เปิดรับเทคโนโลยีใหม่ ใช้เทคโนโลยีในการวางแผนกลยุทธ์ รวมไปถึงการวางระบบและแพลตฟอร์มต่างๆ ไม่ว่าจะเป็น การใช้เครื่องมือ Data Analytics หรือ Robotic Process Automation (RPA) ในบางกระบวนการ เพื่อลดต้นทุน
5. พัฒนาการวิเคราะห์กำลังคนด้วยการใช้ข้อมูล ศึกษาและวิเคราะห์ข้อมูลของพนักงาน เพื่อใช้ในการวางแผนกำลังคน

              กล่าวโดยสรุปคือแผนอัตรากำลังที่เปลี่ยนไป ควรสอดคล้องกับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปขององค์กร หัวใจสำคัญอยู่ที่การพัฒนาทักษะเดิม (Upskill) และเพิ่มเติมทักษะใหม่ (Reskill) เข้าไปในแผนอัตรากำลัง เพื่อเป็นทางรอดขององค์กรในอนาคต

ติดตามบทความต่อไป เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการเรื่องอื่นๆ

• Performance Management System หัวใจสำคัญในการบริหารการดำเนินงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ Read More

• KPI – OKR ต่างกันอย่างไร อะไรเหมาะกับองค์กรคุณ Read More 

• การจ่ายค่าตอบแทน เกี่ยวข้องกับประสิทธิภาพการทำงานอย่างไร Read More

หากมีข้อสงสัยเรื่อง Reward Strategy หรือ People & Organization สามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ผ่านช่องทางด้านล่างนี้