บริหารจัดการองค์กรให้ผ่านวิกฤติแบบยั่งยืน

April 30, 2020

โดย วันเฉลิม สิริพันธุ์, Managing Partner, Pragma and Will Group Co., Ltd.

แชร์บทความนี้

Facebook
Twitter
LinkedIn

ตอนนี้อยู่ในช่วงที่หลายองค์กรกำลังพยายามปรับแผนการทำงาน บริหารตัวเลขทางการเงินและพยายามหามาตรการในบริหารจัดการบริษัทให้สามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ ทำให้เราเริ่มเห็นข่าวเกี่ยวกับมาตรการจัดการ เช่น การปิดสาขา การพักงาน การลดเงินเดือน การเสนอ early retirement หรือการเลิกจ้าง ซึ่งการนำมาตรการเหล่านี้มาใช้นั้น แน่นอนว่าจะช่วยส่งผลต่อผลประกอบการในระยะสั้นและระยะกลาง แต่ในบางมาตรการที่นำมาใช้หากไม่มีการพิจารณาถึงสาเหตุ และผลกระทบที่จะเกิดขึ้นในระยะยาว ปัญหาที่เกิดขึ้นเกี่ยวกับการดำเนินงานและผลประกอบการก็พร้อมที่จะวนกลับมาได้อีกในไม่ช้า บริษัทจึงควรพิจารณาถึงปัจจัยที่จะส่งผลกับการดำเนินธุรกิจก่อนที่จะดำเนินมาตรการใดๆ ซึ่งปัจจัยที่จะต้องพิจารณาจะมีดังนี้

 

  1. โครงสร้างการดำเนินธุรกิจ โครงสร้างองค์กร และกลไกการทำงาน

องค์กรที่มีการทบทวนโมเดลธุรกิจ (Business Model) และ กลยุทธ์การดำเนินธุรกิจ (Strategy) เพื่อรับ new normal นั้น จะต้องพิจารณาถึงโครงสร้างการดำเนินธุรกิจ (operating model) อันได้แก่ วีธีการดำเนินงาน กระบวนการทำงาน ซึ่งจะช่วยลดต้นทุนทั้งที่เป็นตัวเงิน และเวลาลง ตัวอย่างเช่น การทบทวนเกี่ยวกับโมเดลการขายหน้าร้าน เมื่อมีธุรกิจออนไลน์เข้ามา บริษัทอาจจะต้องเลือกว่าพนักงานหน้าร้านจะทำธุรกิจออนไลน์ได้อย่างไร หรือต้องโยกย้ายพนักงานหน้าร้านมาทำออนไลน์ที่สำนักงานใหญ่แบบ รวมศูนย์ ซึ่งการทบทวนเหล่านี้จะช่วยให้บริษัทเห็นถึงโอกาสในการปรับโครงสร้างการดำเนินธุรกิจ ก่อนที่จะไปศึกษาเกี่ยวกับการปรับโครงสร้างองค์กรเพื่อลดหน่วยงาน หรือตำแหน่งงานที่ไม่จำเป็น ซึ่งจะหมายถึงตำแหน่งงานที่มี span of control ที่แคบ ตำแหน่งงานที่จัดตั้งขึ้นตามตัวบุคคลมากกว่าภาระงานที่องค์กรต้อการ หรือหน่วยงานที่ไม่สอดคล้องกับภารกิจตามแผนการดำเนินธุรกิจใหม่

และบริษัทอาจจะใช้โอกาสนี้ในการทบทวนกลไหนการทำงาน (operating mechanism) เพื่อลดและเลิกการประชุมที่ไม่จำเป็น การนำเทคโนโลยีมาใช้สนับสนุนการตัดสินใจ การปรับวิธีการทำงานที่ลด silo ทำให้มี coordination และ innovation เกิดขึ้นในองค์กร เช่น การนำ Agile way of work มาใช้ในองค์กร

 

  1. วัฒนธรรมองค์กร (Culture)

การทำงานจากบ้านผ่าน application ต่างๆ ในปัจจุบัน ไม่ได้เป็นการบอกว่าองค์กรได้เข้าสู่ องค์กรแบบ digital แล้ว แต่เป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้นของการนำมาเทคโนโลยีมาใช้ในองค์กร มีหลายองค์กรที่ยังไม่สามารถปรับวัฒนธรรมการทำงานเพื่อนเข้าสู่ยุค digital ได้จริง โดยจะแสดงออกมาในอาการเช่น ปกติประชุมออนไลน์ แต่นำเสนอผู้บริหารต้องไปเข้าประชุมที่สำนักงาน ประชุมเสร็จยังต้องมีการลงนามร่วมกันเป็นเอกสาร หรือบางบริษัทที่นำเทคโนโลยีมาใช้แล้ว แต่ผู้บริหารเองยังมีความคาดหวังให้พนักงานทำงานแบบเดิมควบคู่ไปด้วย ก็เป็นตัวอย่างของการที่องค์กรไม่สามารถปรับวัฒนธรรมองค์กรเพื่อเข้าสู่การเป็นองค์กรแบบ digital ได้จริง

โดยการเปลี่ยนแปลงวัฒนธรรมหรือพฤติกรรมที่ประสบความสำเร็จนั้น ในหลายองค์กรเกิดจากการเห็นความสำคัญของการเปลี่ยนแปลงร่วมกัน ผู้บริหารระดับสูงจะต้องสามารถทำให้ผู้บริหารในระดับถัดไปและพนักงานเห็นถึงความสำคัญนั้นๆ ได้ แต่อย่าคาดหวังว่าจะเกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ในองค์กรเองก็อาจจะมีคนที่ไม่พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลง ซึ่งเป็นเรื่องที่จะต้องพิจารณาบริหารจัดการต่อไป

 

  1. เทคโนโลยี (Technology)

มีตัวอย่างมากมายให้เห็นชัดในตลาดแล้วว่าการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้สามารถช่วยลดต้นทุนและช่วยสนับสนุนให้คนในองค์กรตัดสินใจได้ดีขึ้น หากเราจะเปรียบเทียบบริษัท ที่จดยอดขายใน Microsoft excel กระดาษ หรือความจำ กับระบบบริหารงานขายรูปแบบใหม่ๆ ในปัจจุบันซึ่งนำ ai เข้ามาช่วยบริหาร ก็จะเป็นตัวอย่างที่ดี ที่ทำให้เห็นถึงผลประโยชน์ที่ชัดเจน

และในปัจจุบันต้นทุนของการนำเทคโนโลยีเริ่มลดลง องค์กรหลายแห่งที่นำเทคโนโลยีมาใช้ จึงได้ผลตอบแทนเป็นรายได้และกำไรที่ชัดเจนมากขึ้นกว่าในอดีต โดยองค์กรที่นำเทคโนโลยีมาใช้และประสบความสำเร็จมักจะมีสิ่งที่เหมือนกันคือ นำเทคโนโลยีมาใช้ในหลายด้านทั้ง Front Middle และ Back office

 

  1. บริหารต้นทุนคน (People Cost Management)

มาตรการในการบริหารต้นทุนที่หลายองค์กรใช้มักจะเกี่ยวเนื่องกับการบริหารคน แต่หลายองค์กรไม่ได้มีการพิจารณาว่าในอีก 2-3 ปี องค์กรจะต้องการตำแหน่งงานไหนเพื่อทำงานด้านใด บางครั้งการ early retirement กับพนักงานที่ใกล้เกษียณโดยไม่พิจารณาถึงตำแหน่งงานที่จำเป็น ก็อาจจะช่วยได้แค่การประหยัดได้แค่ค่าน้ำค่าไฟในอนาคต ยิ่งไปกว่านั้นบางองค์กรอาจจะต้องเสียเงินปรับพนักงานคนใหม่ขึ้นมาทำงานในตำแหน่งดังกล่าว

แม้ว่าการตัดสินใจเลิกจ้างพนักงานจะส่งผลแง่บวกทางการเงิน แต่ก็นำมาซึ่งผลลบในเชิงขวัญกำลังใจและ employer branding เช่นกัน องค์กรควรจะต้องมั่นใจว่าสามารถนำมาตรการดังกล่าวมาใช้ให้เกิดประโยชน์ในองค์รวมจริงๆ เลือกตำแหน่งงาน บุคลากรที่ lay off หรือพักงานได้ถูกต้อง มากกว่าการใช้มาตรการเดียวกันสำหรับพนักงานทุกคนในระดับต่างๆ

 

  1. พัฒนาคน (People Development)

reskill เป็นคำที่ถูกพูดถึงมากที่สุดในตลาดแรงงานในปัจจุบัน แต่องค์กรบางแห่งก็ขาดความชัดเจนว่า reskill เป็นมากกว่าสมัครหลักสูตรออนไลน์ หรือการจัดฝึกอบรม ขั้นตอนแรกของการทำ reskill คือบริษัทจะต้องเข้าใจก่อนว่าลักษณะการทำงานในอนาคตกำลังเปลี่ยนแปลงไป พนักงานต้องเข้าใจงานในหน้างานที่กว้างขึ้น สามารถใช้ ติดตาม ตรวจสอบการทำงานของเทคโนโลยีได้

จากนั้นจึงกำหนดคุณลักษณะ ความรู้ ความสามารถของพนักงานที่องค์กรต้องการในอนาคต เทียบเคียงกับจำนวนและความรู้ของพนักงานในปัจจุบัน จากนั้นจึงค่อยออกแบบแนวทางในการ reskill พนักงานซึ่งมากกว่าการฝึกอบรม แต่สร้างโอกาสในการทำงานจริงทั้งในและข้ามสายงาน รวมถึงเพิ่มโอกาสในการปรับเปลี่ยนงานเพื่อการเรียนรู้ของพนักงาน ซึ่งองค์กรจะต้องมีการกำหนดขั้นตอนและ career ของพนักงานเพื่อรองรับการ reskill นี้

 

  1. นำเสนอมากกว่าสิ่งที่ลูกค้าต้องการ

ช่วง 3-4 ปีที่ผ่านมามีการให้ความสนใจเกี่ยวกับการเป็น Customer focus organization ซึ่งจะมุ่งเน้นการบริหารองค์กรให้มีสินค้าและบริการที่ออกแบบโดยคำนึงถึงความต้องการของผู้บริโภค แต่อย่างไรก็ดีใจปัจจุบันการเป็น Customer focus อาจจะต้องก้าวไปอีกขั้น คือจะไม่ได้นำเสนอสินค้าและบริการที่ผู้บริโภคต้องการเท่านั้น แต่องค์กรต้องพัฒนาสินค้าและบริการที่ให้มากกว่าความพึงพอใจ สินค้าและบริการที่ให้ความรู้ ความเข้าใจกับผู้บริโภคได้ว่าทำไมต้องบริโภคสินค้าและบริการของบริษัท

สินค้าและบริการที่จะประสบความสำเร็จจะเป็นสินค้าและบริการที่มีมูลค่าเพิ่ม มีฟังก์ชั่น ให้ความพึงพอใจ ไม่ใช่เพียงแค่สินค้าและบริการที่ใครก็สามารถมาแข่งขันได้ หรือการนำสินค้าและบริการแบบเดิมๆ มาขายออนไลน์ ซึ่งองค์กรจะต้องมีการปรับตัวเพื่อให้สามารถตอบรับกับโจทย์ของตลาดนี้ให้ได้

 

นอกจากจะพิจารณาถึงปัจจัยที่อธิบายไปข้างต้นนั้น องค์กรจะต้องคำนึงถึงเวลาที่ใช้ด้วย เพราะการออกแบบมาตรการ หรือตัดสินใจปรับตัวได้เร็ว ก็จะเป็นตัวช่วยผลักดันให้องค์กรเดินไปได้เร็วตามไปด้วย

ติดตาม Pragma and Will Group ได้ที่