5 เสาหลักในการทำ Transformation

May 12, 2022

โดย พัชรพร เกษมสุวรรณ, Manager, Pragma and Will Group Co., Ltd.

แชร์บทความนี้

Facebook
Twitter
LinkedIn

Change before you have to (เปลี่ยนก่อนที่จะถูกเปลี่ยน)”
– Jack Welch
อดีตซีอีโอผู้ทรานส์ฟอร์มองค์กร GE

โลกในยุคปัจจุบันเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว ทั้งสภาพแวดล้อมทางธุรกิจ สภาพการแข่งขัน หรือความต้องการลูกค้า ภายใต้สภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไปการกระทำแบบเดิมที่สร้างความสำเร็จในอดีตไม่สามารถการันตีได้ว่าจะสร้างความสำเร็จครั้งใหม่ได้ การทำ Transformation จึงเป็นสิ่งสำคัญที่ช่วยให้ธุรกิจอยู่รอดจากความเปลี่ยนแปลงทั้งหลายไปได้ วันนี้จึงขอนำเสนอ 5 องค์ประกอบหลักที่ต้องคำนึงถึงหากองค์กรของคุณต้องการจะเปลี่ยน

            1. ทิศทางและแผนภาพรวมของหน่วยงาน
การทำ Transformation ในองค์กรอาจเกิดขึ้นได้หลายระดับ ตั้งแต่ระดับเล็กอย่างหน่วยงานไปจนถึงระดับใหญ่อย่างองค์กร ในขั้นตอนนี้ สิ่งสำคัญคือต้องชัดเจนว่าการเปลี่ยนแปลงนี้มีเป้าหมายอะไร รู้ว่าจุดไหนควรเปลี่ยน จุดไหนควรคงไว้เหมือนเดิม กำหนดแผนงานและวางหมุดหมายสำคัญ (Milestone) ให้เห็นว่ามีงานใดที่จะเสร็จภายในเมื่อไหร่อย่างชัดเจน เพื่อติดตามความคืบหน้า และทำให้รู้ว่าเข้าใกล้เป้าหมายเพียงใด แผนงานที่ดีจะแสดงให้เห็นถึงโครงการต่างๆ ภายใต้แผนงาน ที่ประกอบด้วยรายละเอียด เช่น เป้าหมายของโครงการ ลำดับขั้นของงาน และการจัดสรรทรัพยากร เป็นต้น

อย่าลืมว่าการเปลี่ยนแปลงโดยไม่มีทิศทางที่ชัดเจนก็เหมือนกับการล่องเรือโดยไม่มีเข็มทิศ ซึ่งยากต่อการไปถึงจุดหมาย

            2. ลักษณะวิธีการทำงาน (Way of working)
เมื่อมีทิศทางที่ชัดเจนและแผนงานร่วมกันในองค์กรแล้ว องค์ประกอบถัดไปคือการปรับลักษณะวิธีการทำงาน (Way of working) ให้เหมาะสม ยกตัวอย่าง เช่น หน่วยงานที่ต้องออก Product ใหม่ๆ ตลอดเวลา เหมาะกับการนำ Agile way of working มาปรับใช้ จากการแบ่งเป็นฝ่ายหรือสายงาน ปรับให้เป็นลักษณะทำงานร่วมกันของกลุ่ม เพื่อให้มีความคล่องตัว รวดเร็วและมีประสิทธิภาพขึ้น โดยมีการกำหนดบทบาทและหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานอย่างชัดเจน ขณะเดียวกันก็ต้องสร้างวัฒนธรรมองค์กรแบบใหม่ๆ ที่ส่งเสริมให้มีบรรยากาศการทำงานที่เป็นกันเองมากขึ้น เปิดโอกาสให้พนักงานได้แสดงศักยภาพของตนเองอย่างเต็มที่ (Work practice) มีการปรับสถานที่ทำงานและบรรยากาศแวดล้อมที่เอื้อต่อกระบวนการทำงานก็มีส่วนสำคัญ ที่ช่วยกระตุ้นให้พนักงานปฏิบัติงานได้อย่างเต็มประสิทธิภาพมากที่สุด เช่น มีพื้นที่ส่วนกลางให้ใช้ร่วมกัน (Co-working space) มีพื้นที่ส่วนตัวหลากหลายมุมให้สามารถเปลี่ยนพื้นที่เปลี่ยนบรรยากาศในการสร้างสรรค์งาน มีพื้นที่กิจกรรมและเกมส์คลายความเครียด

            3. กลไกในการบริหารและการเชื่อมกับหน่วยงานอื่นๆ
           เมื่อปรับเปลี่ยนองค์กรจำเป็นต้องกำหนดแผนอัตรากำลังคนให้สอดคล้องกับสภาพการณ์ที่เปลี่ยนไป โดยมีการกำหนดค่าตอบแทนที่สนับสนุนกระบวนการทำงาน (Work Practice) การประเมินผลสำเร็จของงาน และการกำหนดตัววัดผลความสำเร็จก็ควรเป็นไปอย่างเหมาะสม เช่น บางองค์กรเลือกใช้ OKR เป็นเครื่องมือในการวัดผล และเป็นกุญแจสำคัญในการขับเคลื่อนความสำเร็จแทน KPI ขณะที่บางองค์กรใช้ KRA ซึ่งเป็นตัวชี้วัดที่กำหนดโดยองค์กรสำหรับบทบาทเฉพาะ ช่วยให้พนักงานเข้าใจบทบาทและความรับผิดชอบในวิธีที่ดีขึ้น ขณะเดียวกันเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงในองค์กรและส่งผลกระทบถึงบางตำแหน่งงาน ก็ควรมีการบริหารความก้าวหน้าทางสายอาชีพ (Career path) เพื่อให้พนักงานเห็นถึงเส้นทางการเติบโตของตนเอง และวางระบบการติดตามดูแล (Governance) และการสนับสนุนจากผู้บริหาร (Sponsorship) ที่เหมาะสม

4. ทักษะ ความสามารถ และ
Mindset ที่จำเป็น
คนในองค์กรถือเป็นกุญแจสู่ความสำเร็จในการทำ Transformation ดังนั้น ทักษะ และความสามารถ ที่เกี่ยวข้องกับลักษณะวิธีการทำงาน (Way of working) ที่ถูกกำหนดจึงเป็นสิ่งสำคัญมาก ซึ่งประกอบด้วยกลุ่มทักษะดังนี้

  • Foundational Literacies หรือกลุ่มทักษะพื้นฐานที่จำเป็นต้องใช้ในการปฏิสัมพันธ์กับบริบทที่แตกต่างกัน ซึ่งแปลง่ายๆ ก็คือ “อยู่ที่ไหนแล้วต้องใช้อะไรบ้าง” เพราะเทคโนโลยีและความรู้ใหม่ๆ ได้ก่อให้เกิดบริบทการใช้ชีวิตที่เปลี่ยนแปลงไปจากเดิมนั่นเอง
  • Competencies หรือกลุ่มทักษะที่ต้องนำมาใช้ในการจัดการกับปัญหา หรือความท้าทายที่ต้องพบเจอ ซึ่งความท้าทายเหล่านั้นจะมีความซับซ้อนขึ้นกว่าเมื่อเทียบกับความท้าทายในยุคก่อน และ
  • Character Qualities หรือกลุ่มทักษะที่ใช้ในการจัดการงานในสภาพสังคมที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว เช่น ความอยากรู้อยากเห็น (Curiosity) การริเริ่มสร้างสรรค์ (Initiative) ความพยายามในการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ (Persistence/Grit) ความสามารถในการปรับตัวเข้ากับสังคมและสภาพแวดล้อม (Adaptability) ความเป็นผู้นำ (Leadership)

ขณะเดียวกันการปลูกฝังความคิดแบบ Growth Mindset ซึ่งช่วยให้รู้จักมองความล้มเหลวหรือข้อผิดพลาดเป็นบทเรียนที่ดี เพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ดียิ่งขึ้นในครั้งต่อไป ก็เป็นทักษะจำเป็นที่ช่วยให้พนักงานรับมือกับการเปลี่ยนแปลงที่เป็นไปอย่างรวดเร็ว และพัฒนาตัวเองอยู่เรื่อยๆ ในวันที่สภาพธุรกิจไม่เหมือนเดิมอีกต่อไป

5. เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน

ในการปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานขององค์กร เพื่อให้การทำงานคล่องตัวและมีประสิทธิภาพ มีเทคโนโลยีใด
ที่จะช่วยซัพพอร์ตได้บ้าง เช่น นำเทคโนโลยีมาช่วยในการบริหารโครงการ ตัวอย่างโปรแกรมที่นิยมใช้กันก็เช่น Trello, Asana ซึ่งช่วยในการบริการโครงการได้มีประสิทธิภาพซึ่งการใช้เทคโนโลยีมาช่วยบริหารโครงการจะส่งเสริมให้สื่อสารภายในเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น และทำให้การทำ transformation เป็นไปได้อย่างราบรื่นขึ้นนอกจากนั้นเล้ว เทคโนโลยีเหล่านี้ยังสนับสนุนให้การประสานงานในองค์กรดียิ่งขึ้น ช่วยให้การบริหารงานของผู้บริหารในระดับต่างๆ ขององค์กรเป็นไปได้…

การทำ Transformation เป็นเรื่องที่ท้าทาย ดังนั้น ความสามารถของผู้นำ คือ หัวใจสำคัญ ที่จะทำให้คนอยาก “เปลี่ยนแปลง” ตามไปด้วย แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการที่ผู้นำเปิดโอกาสและสนับสนุนให้พนักงานใช้ศักยภาพของตนอย่างเต็มที่ เพื่อให้การทำ Transformation ประสบความสำเร็จได้ง่ายขึ้น

ติดตาม Pragma and Will Group ได้ที่