โลกการทำงานยุค Next Normal จะแตกต่างไปจากความคุ้นเคยเดิมๆ การใช้กลยุทธ์ใหม่ในการวางแผนอัตรากำลังคน (New Strategic Workforce Planning) จะเป็นกุญแจสำคัญที่ทำให้องค์กรมองเห็นภาพเป้าหมายในทางธุรกิจ สามารถวางแผนอัตรากำลังได้อย่างชัดเจน และเติบโตไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานในโลกยุคหลังโควิด-19 จะเปลี่ยนไปสู่รูปแบบการทำงานใหม่ที่เน้นความยืดหยุ่นในการปรับตัว และพึ่งพาการจ้างงานเป็นครั้งคราวมากขึ้น องค์กรยุคใหม่จะใช้ประโยชน์จากเทคโนโลยีเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน บุคลากรที่บริษัทต้องการ นอกจาก “เก่ง” แล้ว ยังต้องมีทักษะที่หลากหลาย โปรแกรมอบรมเพื่อฝึกทักษะใหม่ ๆ ที่จะเสริมการทำงานต้องได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อตอบสนองศักยภาพที่องค์กรต้องการ

จากการสำรวจของ McKinsey บริษัทที่ปรึกษาธุรกิจชั้นนำระดับโลก ซึ่งได้สำรวจความคิดเห็นผู้บริหารองค์กร 800 แห่งทั่วโลกเมื่อปีที่แล้ว พบว่า 85% ของบริษัทเหล่านั้นได้เร่งปรับตัวสู่กระบวนการดิจิทัล และมีการปรับใช้ระบบอัตโนมัติและปัญญาประดิษฐ์ (AI) ในช่วงการแพร่ระบาดถึง 67% ขณะเดียวกัน McKinsey ยังได้คาดการณ์ว่าองค์กรต่างๆ จะมีการว่าจ้างผู้รับเหมา แรงงานกิ๊ก (Gig Workers) หรือพนักงานชั่วคราว และงานที่เกี่ยวกับทางด้านสุขอนามัย ความปลอดภัยทางไซเบอร์ และงานวิเคราะห์ข้อมูล เพิ่มมากขึ้นด้วย

แนวโน้ม ทิศทาง และสัญญาณการเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ล้วนชี้ให้เห็นถึงความจำเป็นที่แต่ละบริษัทจะต้องพิจารณาถึงการวางยุทธศาสตร์ด้านทรัพยากรบุคคลเสียใหม่ตั้งแต่วันนี้ ก่อนจะถูกผลักให้อยู่อันดับรั้งท้ายของขบวนการเปลี่ยนแปลง

1. ขนาดองค์กรไม่สำคัญเท่ากลยุทธ์ใช้จ่าย

การวางแผนเรื่องทรัพยากรบุคคลจะเป็นปัจจัยชี้ว่าองค์กรมีความพร้อมที่จะเดินไปสู่เป้าหมายตามที่วางแผนไว้หรือไม่ แต่การขยายองค์กรโดยว่าจ้างพนักงานจำนวนมากขึ้น หรือการลดจำนวนพนักงานลงเพื่อรักษาระดับรายได้ไว้ ก็ไม่ได้ตอบโจทย์ “ความคุ้มทุน” เสมอไป สิ่งสำคัญกว่าขนาดองค์กรไม่ว่าจะเล็กหรือใหญ่ คือ จะใช้งบประมาณอย่างไรเพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุดในด้านกำลังคน

การวางแผนทรัพยากรมนุษย์จะต้องมีส่วนสัมพันธ์กับตัวชี้วัดการบริหารธุรกิจที่สำคัญ เช่น สัดส่วนการเพิ่มผลิตผลขององค์กร (Productivity Ratio) การใช้จ่ายต่อหัวของพนักงาน (Spending per head) และรายได้ต่อหัวของพนักงาน (Revenue per employee) มุมมองการใช้จ่ายงบประมาณจึงควรมุ่งไปที่การยกระดับ “ประสิทธิภาพ” เช่น การเสริมสร้างทักษะที่เหมาะสมกับความต้องการขององค์กร การปรับตัวของพนักงานให้เข้ากับบริบทใหม่ๆ ขององค์กร เป็นต้น

2. เน้นความยืดหยุ่นเพื่อการปรับตัว

โลกทุกวันนี้เกิดความเปลี่ยนแปลงที่ยากจะคาดเดาได้ตลอดเวลา องค์กรจึงต้องมีการจัดการจำลองสถานการณ์ไว้เสมอ และเครื่องมือสำคัญในการช่วยให้องค์กรสามารถปรับตัวให้อยู่รอดได้ภายใต้สถานการณ์ที่ไม่แน่นอนก็คือ ระบบพยากรณ์ โดยการคาดการณ์อย่างแม่นยำจะช่วยให้บริษัทสามารถตั้งรับได้ทันท่วงที และได้มีเวลาเตรียมพร้อมสำหรับการปรับตัวในสถานการณ์ที่จะเกิดขึ้นต่อไป

ทั้งนี้ การพยากรณ์ทรัพยากรมนุษย์เราสามารถทำได้หลากหลายเทคนิค ไม่ว่าจะเป็น Zero-Forecasting สำหรับการประเมินอัตรากำลังคนที่จะเหมาะสมกับแผนงานที่บริษัทกำหนดไว้, เทคนิค Relationship between Sales and Number of Workers Required ที่ใช้ในการหาความสัมพันธ์ระหว่างยอดขายกับจำนวนพนักงาน, วิธีการ Simulation Models โดยการตั้งคำถาม “What…if” หรือ “จะเป็นอย่างไร ถ้า…” เพื่อให้บริษัทสามารถจำลองสถานการณ์ต่างๆ เพื่อคาดการณ์ความต้องการของกำลังคนว่าเป็นตำแหน่งใดบ้าง จำนวนเท่าไร หรือต้องการกำลังคนเมื่อใด เป็นต้น

3. เตรียมพร้อมกับการจ้างงานชั่วคราว

การจ้างงานชั่วคราว (Contingent Workforce) กำลังเป็นเทรนด์ที่ขยายตัวไปทั่วโลกอย่างรวดเร็ว และมีสัดส่วนที่สูงขึ้นอย่างมากหลังการแพร่ระบาดของไวรัสโควิด-19 โดยผลการศึกษา Global Talent Trends ของ Oxford Economics เมื่อปี 2020 ระบุว่า ทวีปอเมริกาเหนือมีการว่าจ้างพนักงานชั่วคราว 83%, ลาตินอเมริกา 87%, ยุโรป 82%, ตะวันออกกลางและแอฟริกา 81% และภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก 85%

สำหรับประเทศไทย จากการศึกษาของ PwC พบว่า 20% ของบริษัทไทยหันมาใช้นโยบาย Work from Home เพื่อลดความเสี่ยงจากการแพร่ระบาดของโรค และสร้างความปลอดภัยให้พนักงาน โดยมีแนวโน้มที่จะหันมาพิจารณาการจ้างลูกจ้างชั่วคราว การจ้างหน่วยงานหรือพนักงานจากภายนอก รวมไปถึงการจ้างผู้มีอาชีพอิสระ มากขึ้น เพื่อสร้างความยืดหยุ่นในการบริหารกำลังคนและต้นทุน

ดังนั้น เพื่อให้องค์กรสามารถปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นรวดเร็ว หรือเพื่อเสริมการดำเนินงานขององค์กรให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด จึงควรมีการเตรียมแผนงานสำหรับการจ้างงานในกรณีฉุกเฉิน ด้วยการวางกลยุทธ์จากการตั้งคำถามอย่างเช่น การจ้างงานชั่วคราวมีความเชื่อมโยงกับกลยุทธ์ด้านทุนมนุษย์และกำลังคนขององค์กรอย่างไรบ้าง, ในองค์กรมีพนักงานชั่วคราวอยู่กี่คน, องค์กรมีค่าใช้จ่ายในส่วนพนักงานชั่วคราวเท่าไร และหน่วยธุรกิจใดที่มีการใช้จ่ายสูงสุดในการนี้, ใครคือผู้กำกับดูแลในส่วนพนักงานชั่วคราวขององค์กร นโยบายและขั้นตอนขององค์กรได้รวมเรื่องเกี่ยวกับพนักงานชั่วคราวไว้หรือไม่

นอกจากนี้ การดูแลพนักงานชั่วคราวก็เป็นเรื่องไม่ควรมองข้าม เพราะแม้จะเป็นการว่าจ้างครั้งคราว แต่เขาเหล่านั้นก็เปรียบเหมือนพนักงานคนหนึ่ง การปฏิบัติต่อพวกเขาจึงควรดำเนินไปในลักษณะเดียวกันกับบุคลากรภายใน

• ใช้ระบบ HR ในการบริหารจัดการพนักงานชั่วคราวเช่นเดียวกับพนักงานปกติ ไม่ว่าจะเป็นการสรรหา การบริหารจัดการ การปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน อันจะก่อประโยชน์ให้กับบริษัทมากขึ้น
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขาเหล่านั้นจะได้รับประสบการณ์ที่ดีและได้รับการจัดสรรทุกอย่างอย่างเหมาะสมเช่นเดียวกับบุคลากรภายใน ทั้งในเรื่องเทคโนโลยี พื้นที่ทำงาน และวัฒนธรรมองค์กร
• ใช้ระบบวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึกเพื่อช่วยทำความเข้าใจปัญหาความท้าทายในการทำงานของพนักงานชั่วคราว รวมถึงให้ความช่วยเหลือในการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานชั่วคราวในรูปแบบที่คล้ายคลึงกันกับพนักงานเต็มเวลา

4. เปิดรับเทคโนโลยีใหม่

งานในอนาคตต้องใช้ทักษะที่ซับซ้อนขึ้นและมีความหลากหลายมากขึ้น โดยเฉพาะงานที่เกี่ยวข้องกับดิจิทัล ระบบการทำงานแบบดั้งเดิมจึงไม่สามารถนำมาใช้ได้อีกต่อไปในอนาคตอันใกล้นี้ แต่ละองค์กรจึงต้องเปิดรับเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้ในการบริหารจัดการองค์กรตัวอย่างทักษะใหม่ๆ ที่มีความจำเป็นสำหรับองค์กร เช่น ความรู้ด้านดิจิทัลและการคิดเชิงคำนวณ, การคิดวิเคราะห์และตัดสินใจ, การคิดเชิงออกแบบ (Design Thinking) และความคิดสร้างสรรค์, ความฉลาดทางอารมณ์และสังคม รวมถึงการนำเทคโนโลยีและ AI เข้ามาใช้ในหน่วยงานต่างๆ เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพการทำงานและการตัดสินใจของบุคลากร

5. ใช้การวิเคราะห์ข้อมูลขับเคลื่อนบุคลากร

เทรนด์ Big Data กำลังมาแรงในงานทางด้านการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ โดยผลการศึกษาพบว่า องค์กรที่นำระบบวิเคราะห์ข้อมูลเข้ามาใช้ในงานทรัพยากรมนุษย์จะมีความ “แตกต่างกันมาก” กับองค์กรที่ยังไม่มีการประยุกต์ใช้ระบบดังกล่าว เพราะการใช้ Big Data จะทำให้บริษัทพบข้อมูลเชิงลึก (Insight) ที่น่าสนใจ และสามารถนำมาวิเคราะห์เพื่อวางแผนกำลังคนได้ตั้งแต่การสรรหา การฝึกและวัดผลงาน ไปจนถึงการลดการสูญเสียพนักงาน ในทางกลับกันสำหรับตัวพนักงานเองก็ยังสามารถนำผลวิเคราะห์นี้มาพัฒนาจุดแข็ง ลดจุดอ่อน ยกระดับศักยภาพและประสิทธิภาพการทำงาน รวมถึงการพัฒนาตัวเองให้มีผลิตภาพ (Productivity) และคุณค่าในตัวเองได้มากขึ้นอีกด้วย

ดังนั้น ถึงเวลาแล้วที่แต่ละองค์กรจะหันมาใช้เทคโนโลยี People Analytics ในการขับเคลื่อนงานทรัพยากรมนุษย์ ซึ่งจะช่วยให้องค์กรได้ข้อมูลเชิงลึกในการวางแผนด้านกำลังคนอย่างเป็นพลวัต โดยพิจารณาจากสถานการณ์ทางธุรกิจและความสามารถภายใน

ติดตามบทความต่อไป เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับกลยุทธ์การบริหารอื่นๆ

•  5 เสาหลักในการทำ Transformation Read More

• PMO กลไกขับเคลื่อนความสำเร็จในการสร้างความเปลี่ยนแปลง Read More

• KPI – OKR ต่างกันอย่างไร อะไรเหมาะกับองค์กรคุณ Read More

หากมีข้อสงสัยสามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ผ่านช่องทางด้านล่างนี้