KPI และ OKR คืออะไร เหมือนหรือต่างกันอย่างไร แบบไหนเหมาะกับองค์กรของคุณ มาติดตามกันในบทความนี้ได้เลยครับ

ในช่วง 5-6 ปีที่ผ่านมา มีการพูดถึงระบบวัดผล OKR (Objective and Key Results) กันอย่างมากในหลายรูปแบบ บางกระแสรู้สึกตื่นเต้นกับแนวคิดการบริหารใหม่ที่ไม่เคยได้ยินจากที่ไหนมาก่อน บางกระแสก็มองว่าน่าจะไม่เหมาะกับธุรกิจของตนไปเลย เพราะไม่ใช่ธุรกิจเทคโนโลยี ลำพังแค่ระบบ KPI ที่ใช้อยู่ ก็ยังไม่เห็นผลลัพธ์ที่ดีเลย…

มีหลายคนเข้าใจว่า KPI และ OKR เป็นระบบที่แตกต่างกัน ความเข้าใจนั้นก็ไม่ได้ผิดซะทั้งหมด จริง ๆ แล้วทั้ง KPI และ OKR เป็นระบบที่ช่วยในการกำหนดทิศทางการทำงานและผลักดันความคืบหน้าของงานต่าง ๆ ภายในองค์กรให้สำเร็จตามเป้าหมาย แต่หลายองค์กรได้นำ KPI และ OKR ไปปรับใช้ด้วยความเข้าใจที่จำกัด จึงไม่ก่อให้เกิดประสิทธิภาพและผลสำเร็จตามที่มุ่งหมายไว้ บทความนี้จึงขอนำเสนอประเด็นสำคัญที่ควรต้องพิจารณา เพื่อให้แต่ละองค์กรสามารถเลือกใช้เครื่องมือทั้งสองนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

มาทำความรู้จักกับ KPI และ OKR ให้ดีขึ้นกัน

KPI ย่อมาจาก Key Performance Indicator เป็นหนึ่งในระบบการจัดการเป้าหมายที่หลายองค์กรนิยมใช้กันมาก เป็นดัชนีชี้วัดความสำเร็จ ที่วัดผลการทำงานออกมาเป็นตัวเลขโดยเทียบกับมาตรฐานหรือเป้าหมายที่ตกลงกันไว้

ในอดีต มาตรวัดที่ใช้เพื่อประเมินความสำเร็จของธุรกิจ โดยทั่วไปแล้วมาจาก 4 มุมมองหลักคือ การเงิน ลูกค้า กระบวนการภายใน และการเรียนรู้และพัฒนา โดยองค์กรจะกำหนด KPI หรือตัวชี้วัดสำคัญๆ ในแต่ละมุมมอง มาเป็นมาตรวัดความสำเร็จขององค์กรในแต่ละด้าน 

องค์กรที่ประสบความสำเร็จในการประยุกต์ใช้ระบบ KPI ส่วนใหญ่จะเป็นองค์กรที่มีเป้าหมายและขั้นตอนการดำเนินงานที่ชัดเจน บุคลากรทุกคน รับรู้อยู่แล้ว ว่าตนเองต้องทำอะไร เมื่อไร อย่างไร เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ตามเป้าหมาย KPI ที่ถูกกำหนดไว้

OKR เป็นเครื่องมือที่มี 2 องค์ประกอบสำคัญคือ “Objective” หรือสิ่งที่บริษัทต้องการทำให้สำเร็จ และ “Key Result” หรือผลลัพธ์ที่จะใช้วัดว่าบริษัท หน่วยงาน หรือบุคลากร มีความคืบหน้ามากขนาดไหนในการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

บริษัทแรกที่เป็นผู้คิดค้นและนำแนวคิดนี้มาใช้คือบริษัท Intel แต่เป็นที่รู้จักมากยิ่งขึ้น เพราะความสำเร็จจากการนำไปใช้งานของบริษัท Google นั่นเอง

แนวคิดของ OKR มาจากการปรับใช้ MBO (Management by Objective) ให้เหมาะกับสภาพแวดล้อมของธุรกิจมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว โดยการใช้ OKR จะมุ่งเน้นเรื่องการกำหนดเป้าหมาย (Objective) และตัวชี้วัดความคืบหน้า (Key Result) ที่เหมาะสมกับสถานการณ์ในช่วงเวลานั้น ๆ รวมถึงความยืดหยุ่นในการปรับ เป้าหมาย ตัวชี้วัด และการดำเนินงานให้เหมาะสมตามสถานการณ์อย่างสอดคล้องกันทั่วทั้งองค์กร

ความแตกต่างระหว่าง KPI และ OKR

จากจุดกำเนิดและจุดมุ่งหมายที่ต่างกัน หลักการของ KPI จึงมีความแตกต่างจาก OKR ในประเด็นสำคัญ ๆ คือ

• KPI ส่วนใหญ่จะเน้นที่การวัดผล แต่ OKR จะมุ่งเน้นที่การตั้งเป้าหมายและการกำหนดตัววัดผลที่เหมาะสมกับสถานการณ์ไปด้วยกัน
• KPI เป็นการถ่ายทอดเป้าหมายขององค์ในลักษณะ top down ส่วน OKR จะกำหนดโดยการพูดคุยถึงความเหมาะสมและตกลงกันระหว่างหัวหน้าลูกน้อง
• การตั้ง KPI มักจะไม่ได้มีการเปลี่ยนตัวชี้วัดบ่อย ๆ ขณะที่ OKR จะเน้นความยืดหยุ่นและเปลี่ยนได้เร็วกว่า
• องค์กรที่ใช้ KPI ส่วนใหญ่จะนำผลลัพธ์จาก KPI แต่ละตัวไปคำนวณเพื่อกำหนดผลประเมินพนักงานปลายปี ซึ่งจะไปเชื่อมโยงโดยตรงกับระดับผลตอบแทนที่พนักงานจะได้รับ แต่ OKR กับการคำนวณผลตอบแทน จะมีความยืดหยุ่น ขึ้นกับการตัดสินใจจากผู้บังคับบัญชามากกว่า
• KPI มุ่งเน้นผลลัพธ์รายบุคคล ขณะที่ OKR จะมุ่งเน้นความร่วมมือระหว่างกันมากกว่า

เพื่อให้เห็นภาพความมุ่งเน้นที่แตกต่างกันของหลักการทั้งสองอย่างชัดเจนยิ่งขึ้น จะขอยกตัวอย่างการตั้งเป้าหมายในเรื่องใกล้ตัวที่เข้าใจง่ายหน่อย นั่นคือการตั้งเป้าหมายและตัวชี้วัดสำหรับการวิ่ง Marathon ระหว่างคุณเอ และคุณบี

คุณเอ ปรับใช้หลักการ KPI เพื่อพัฒนาตัวเองเรื่องการวิ่ง เริ่มต้นจากการกำหนดตัวชี้วัดเป็นเรื่องของเวลาที่ใช้ในการวิ่ง, pace และ ค่าเฉลี่ยอัตราการเต้นของหัวใจ โดยคุณเอจะใช้ตัวชี้วัดเหล่านี้ในการฝึกซ้อมและพัฒนาสถิติของตัวเองบน KPI เหล่านี้ให้ดีขึ้นเรื่อยๆ

คุณบี ปรับใช้หลักการ OKR เริ่มต้นจากการตั้งเป้าประสงค์ (objective) เป็นเรื่องของการมีสุขภาพที่ดีขึ้น โดยเริ่มต้นจากการวิ่งออกกำลังกาย แล้วจึงกำหนดตัวชี้วัดความก้าวหน้าสู่ความสำเร็จ (key result) เป็นระยะทางที่วิ่งได้ในแต่ละสัปดาห์ ค่อยๆ เริ่มตั้งเป้าจากระยะที่เป็นไปได้ก่อน แล้วเพิ่มขึ้นไปเรื่อยๆ จนถึงระยะ Half Marathon เพื่อให้ตัวเองมีสุขภาพที่ดีขึ้น 

จากตัวอย่างข้างต้น คงพอเดากันไปแล้วว่าคุณเอน่าจะเป็นนักวิ่ง Marathon มืออาชีพ ส่วนคุณบีน่าจะไม่ใช่นักวิ่งแต่อยากจะเริ่มดูแลสุขภาพตัวเองผ่านการออกกำลังกาย 

จะเห็นได้ว่าหลักการและความมุ่งเน้นของ KPI จะสามารถนำไปใช้ได้ดีกับสถานการณ์ของนักวิ่ง ที่มีเป้าหมายและแนวทางที่จะไปถึงเป้าหมายชัดเจนอยู่แล้ว และไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อยๆ คือเน้นทำให้เกิดผลสำเร็จตามตัวชี้วัดต่างๆ ในระดับที่ดีขึ้นเรื่อยๆ

ส่วนหลักการและความมุ่งเน้นของ OKR จะดีกับสถานการณ์ที่มีเป้าหมายค่อนข้างชัด แต่มีหลากหลายแนวทางเพื่อไปสู่เป้าหมายดึงกล่าว และอาจจะมีการปรับเป้าหมายระหว่างทางได้ตามความเหมาะสม เช่นคุณบีที่ตั้งใจจะมีสุขภาพที่ดีขึ้น อาจเปลี่ยนจากการวิ่งมาเป็นการเข้ายิม ควบคู่ไปกับการรับประทานอาหารที่มีประโยชน์ แล้ววัดผลของความมีสุขภาพดีจากน้ำหนักตัว ค่าไขมัน และค่าน้ำตาลในเลือดก็เป็นไปได้

ดังนั้น ในการเลือกว่าจะใช้ KPI หรือ OKR จึงควรพิจารณาจากบริบทและสถานการณ์ของธุรกิจเป็นหลัก เช่น องค์กรหรือหน่วยงานดำเนินธุรกิจด้านการผลิตสินค้าที่มีจุดมุ่งเน้นและเป้าหมายการเติบโตที่ชัดเจน การเลือกใช้ KPI ก็อาจตอบโจทย์ได้ดีกว่า โดยสิ่งที่องค์กรจะต้องทำควบคู่กันไปคือการพัฒนาบุคลากรให้มีทักษะและความเชี่ยวชาญในการทำงานให้ได้ผลลัพธ์ตาม KPI ที่รับผิดชอบได้ดียิ่งขึ้นอย่างต่อเนื่อง

แต่หากองค์กรหรือหน่วยงาน ต้องการเปลี่ยนแปลงทิศทางการดำเนินงานในภาพรวมเพื่อเจาะกลุ่มลูกค้าใหม่ หรือต้องการพัฒนาธุรกิจรูปแบบใหม่ ๆ ที่วิธีการยังไม่แน่ชัด OKR ก็อาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่า ทั้งนี้องค์กรจะต้องมุ่งเน้นการปลูกฝังบุคลากรให้มีความเข้าใจ มีความเชื่อ และความมุ่งมั่นตามเป้าหมายขององค์กร รวมทั้งพัฒนาทักษะในการเรียนรู้ แก้ปัญหาใหม่ๆ และปรับแนวคิด วิธีการทำงาน ให้เหมาะสมกับสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนแปลงได้ตลอดเวลา

สุดท้ายนี้ไม่ว่าธุรกิจของคุณจะเหมาะสมกับ KPI หรือ OKR การจะผลักดันให้เกิดความคืบหน้าและผลลัพธ์ตามที่ต้องการ จะต้องอาศัยการปรับใช้ระบบการบริหารผลงาน Performance Management System (PMS) และระบบการให้ผลตอบแทน Rewards System ที่เหมาะสมควบคู่กันไปด้วย 

หากต้องการออกแบบ OKR ให้เหมาะสมกับความต้องการขององค์กรของคุณ สามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ที่ช่องทางด้านล่าง

ติดตามบทความต่อไป เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับการบริหารจัดการเรื่องอื่นๆ

•  Performance Management System หัวใจสำคัญในการบริหารการดำเนินงานขององค์กรให้มีประสิทธิภาพ Read More

• วางแผนกำลังคนยุคใหม่ในวันที่ธุรกิจไม่เหมือนเดิม Read More

• 5 เสาหลักในการทำ Transformation Read More

หากมีข้อสงสัยสามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ผ่านช่องทางด้านล่างนี้