PMO กลไกขับเคลื่อนความสำเร็จในการสร้างความเปลี่ยนแปลง

December 10, 2021

โดย พัชรพร เกษมสุวรรณ, Manager, Pragma and Will Group Co., Ltd.

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn

องค์กรต่างๆ ทั่วโลกกำลังมองหาแนวปฏิบัติที่เป็นเลิศในการทรานส์ฟอร์มองค์กรให้พร้อมสำหรับการแข่งขันในโลกยุคใหม่ที่เต็มไปด้วยความท้าทาย และหนึ่งในกลไกที่อยู่เบื้องหลังความสำเร็จนั้นคือ Project Management Office (PMO) ที่มีประสิทธิภาพ ซึ่งจะช่วยปูทางไปสู่การเติบโตของธุรกิจอย่างแข็งแกร่ง

ในทศวรรษที่ผ่านมา เทคโนโลยีที่ก้าวหน้าอย่างรวดเร็วนำไปสู่การพัฒนานวัตกรรมที่มีผลต่อการดำเนินธุรกิจไปอย่างมากมาย นวัตกรรมที่สร้างสรรค์จะช่วยสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน แต่ไม่ว่าองค์กรจะมีนวัตกรรมที่เป็นเลิศในการช่วยสร้างผลกำไรหรือเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพดำเนินงานภายในอย่างไร องค์กรก็มีความจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการออกแบบระบบนิเวศทางธุรกิจ (Ecosystem) ของตนเองเสียใหม่เพื่อให้รองรับการใช้เทคโนโลยีและแนวปฏิบัติใหม่ๆ

 

PMO สำหรับการทรานส์ฟอร์มองค์กรคือการใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์เพื่อการเปลี่ยนแปลง

Role ของ PMO ในการผลักดันให้เกิดความเปลี่ยนแปลง จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนไปตามสภาพการแข่งขันของอุตสาหกรรม โดย PMO สำหรับการทรานส์ฟอร์มองค์กรต้องใช้ทั้งศาสตร์และศิลป์ในการดำเนินงาน ซึ่งไม่ใช่แค่ใช้ซอฟต์แวร์ใหม่ ปรับปรุงพื้นที่ทำงานให้ดูโมเดิร์นขึ้น หรือปรับวิธีทำงานให้เกิดความคล่องตัวขึ้นและ proactive ขึ้น เท่านั้น แต่ยังเป็นการปรับเปลี่ยนในทุกมิติขององค์กร ซึ่งเริ่มตั้งแต่การปรับกลไกบริหารจัดการให้รองรับได้ทั้งโลกยุคใหม่ที่เน้นการใช้นวัตกรรมและการทำธุรกิจแบบดั้งเดิมที่เน้นการปรับลดต้นทุนเป็นหลัก จนถึงการสร้างความร่วมมือจากของผู้นำองค์กร การเปลี่ยนกระบวนความคิดหรือ Mindset ของพนักงานทุกคน การปรับวิธีและกระบวนการในการพูดคุยในการทำงานโดยการออกแบบการเปลี่ยนแปลงนี้ต้องทำให้เกิดการทำงานร่วมกันอย่างที่ดีสุด สอดคล้องกับบริบทขององค์กร และคำนึงถึงผลกระทบที่มีต่อผู้มีส่วนได้ส่วนได้ทุกภาคส่วน

ดังนั้น กลยุทธ์เพื่อการเปลี่ยนผ่านที่องค์กรเลือกใช้จึงต้องมีความหมายมากกว่าการสื่อสารให้บุคลากรรู้ว่าต้องทำอะไร แต่ต้องจูงใจให้เกิดการ “ตอบรับ” ด้วยความยินดีในทุกระดับชั้น โดยหนึ่งในกลยุทธ์ที่สร้างไดนามิกให้เกิดผลสำเร็จคือการจัดตั้งหน่วยงาน PMO เพื่อดำเนินงานในเรื่องการทรานส์ฟอร์มองค์กรโดยเฉพาะ

 

บันไดสู่ความสำเร็จอย่างมั่นใจ

เพื่อให้กระบวนการเปลี่ยนโฉมองค์กรบรรลุผลตามที่ตั้งเป้าไว้ ในขั้นแรกองค์กรจำเป็นต้องพิจารณาแผนงานอย่างละเอียดจากหลากหลายแง่มุม เช่น ทิศทางธุรกิจที่จะขับเคลื่อนไป การใช้นวัตกรรมและเทคโนโลยีในแต่ละส่วนงาน โดยมีการจัดลำดับความสำคัญและดำเนินงานอย่างเป็นขั้นตอน เหมือนการเป็น Air Traffic Controller

ทั้งนี้ เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน การดำเนินงานจะไม่เกิดข้อบกพร่องที่นำมาสู่ปัญหาใหญ่ในภายหลัง หน่วยงาน PMO ที่ได้รับการจัดตั้งจึงต้องมีหน้าที่ integrate หลายๆ initiative เข้าด้วยกัน พร้อมกับการทำงานเชิงรุกเพื่อสามารถชี้ให้เห็นถึงความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น และแก้ไขล่วงหน้าหรือปรับแผนได้ก่อนจะเกิดความล่าช้าหรือเพื่อลดผลกระทบเชิงลบ ฯลฯ

โดยปกติแล้ว หน่วยงาน PMO จะใช้กลไกต่างๆ ในการควบคุมดูแล ตั้งแต่การใช้ซอฟต์แวร์เพื่อติดตามความคืบหน้า กำหนดการการประชุมย่อยร่วมกับผู้ที่รับผิดชอบในส่วนต่างๆ สิ่งเหล่านี้ไม่เพียงช่วยผลักดันให้การเปลี่ยนผ่านเกิดความก้าวหน้า แต่ยังทำให้เกิดการทำงานด้วยมุมมองแบบ Bird’s-eye view และการทำงานร่วมกันแบบองค์รวม

ขณะเดียวกัน หน่วยงาน PMO จำเป็นต้องมีการบริหารจัดการเชิงรุกกับความคาดหวังและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียกลุ่มต่างๆ โดยสื่อสารด้วยวิธีที่แตกต่างกันไปในแต่ละภาคส่วน ตลอดระยะเวลาการดำเนินการตามแผนทรานส์ฟอร์เมชั่น รวมทั้งต้องทำเช่นเดียวกันนี้กับผู้นำองค์กร ผู้บริหารระดับสูง ที่มีส่วนร่วมในกระบวนการเปลี่ยนแปลงด้วยเช่นกัน

ยิ่งไปกว่านั้น หน่วยงาน PMO ยังมีส่วนช่วยในการบริหารจัดการทรัพยากรขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นบุคลากร สินทรัพย์ ให้เกิดประสิทธิภาพตามกรอบเวลาที่กำหนดไว้ ผู้ที่จะเข้ามาทำหน้าที่ PMO จึงต้องมีความทุ่มเทอย่างมากในดูแลกระบวนการเปลี่ยนแปลงนี้ โดย การสร้างทีม PMO นั้นสามารถทำได้เองจากบุคลากรภายใน แต่ก็มีข้อควรระวังคือ ในองค์กรที่มีโครงสร้างซับซ้อน และมีการจัดตั้งโครงการใหม่ๆ มากมาย อาจประสบความยุ่งยากในการบริหารจัดการด้วยตัวเอง การสร้างทีม PMO จากภายนอกซึ่งเป็นผู้เชี่ยวชาญที่มีทักษะและมีองค์ความรู้ด้านทรานส์ฟอร์เมชั่นองค์กรโดยเฉพาะ จึงอาจเป็นทางเลือกที่เหมาะสมกว่าในการปูทางให้องค์กรประสบความสำเร็จไปสู่เป้าหมายที่วางไว้ และสามารถยกระดับองค์กรให้เกิดความสามารถในการแข่งขันและอยู่รอดได้ในโลกยุคดิจิทัลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วได้อย่างมั่นคง