Onboarding Process คืออะไร และสำคัญอย่างไร?

 

Employee Onboarding Process หรือ กระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่เข้าสู่ที่ทำงาน โดยมีวัตถุประสงค์สำคัญ ในการสร้างประสบการณ์ที่ดีต่อพนักงานใหม่ ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง ชี้แจงเรื่องที่ควรทราบเกี่ยวกับองค์กร วิธีการเรียนรู้งาน ทรัพยากรต่าง ๆ ที่องค์กรมอบให้ ฯลฯ ซึ่งวิธีการ Onboarding ของแต่ละที่ก็มีความแตกต่างกันตามวัฒนธรรมองค์กร และวิธีการทำงานของที่นั้น ๆ

 

 

ทำไม Onboarding Process ถึงมีความสำคัญ?

 

จากสถิติของ Jobvite พบว่า

“1 ใน 3 ของพนักงานใหม่ มีแนวโน้มลาออกจากงานใน 90 วันแรกของที่ทำงานใหม่”

ดังนั้น การออกแบบและมี Onboarding Process ที่สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่นั้น จึงมีความสำคัญเป็นอย่างมาก

 

อีกทั้ง จากสถิติของ SHRM พบว่า

 

“69% ของพนักงานกล่าวว่า มีแนวโน้มจะทำงานในองค์กรที่มีกระบวนการ Onboarding ที่สร้างประสบการณ์ที่ดีกับตนเอง”

 

 

ดังนั้นคำถามต่อไปคือ Onboarding ที่ดีควรจะเป็นยังไง ?

 

ในปัจจุบันหลายองค์กรหันมาให้ความสำคัญกับการออกแบบ Onboarding Program มากขึ้น ซึ่งกระบวนการ Onboarding นั้น ไม่มีถูกผิดตายตัว ขึ้นอยู่กับว่าแต่ละองค์กรมี Culture มีวิธีการทำงานอย่างไร และมีวัตถุประสงค์ในการ Onboarding พนักงานใหม่อย่างไรบ้าง

 

อย่างไรก็ตาม ในบทความนี้ เราจะพา ไปดูบริษัทที่มี Onboarding Process ที่น่าสนใจ นั่นคือ Spotify

 

ซึ่งในปี 2021 เคยได้อันดับที่หนึ่งในของบริษัท ที่คนทำงานในสหรัฐอเมริการักมากที่สุด (America’s Most Loved Workplace) ตีคู่มากับ Dell Technologies และ SAP America ในอันดับ 2 และ 3 ตามลำดับ

 

การ Onboarding พนักงานใหม่ไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะสร้างความประทับใจและความแตกต่าง เรามาดูกันว่า Spotify ทำยังไง และอะไรคือ Key success ที่ทำให้ Onboarding Process ของ Spotify มีความน่าสนใจ

 

 

การมอบประสบการณ์ที่แตกต่างของ Spotify ต่อพนักงานใหม่กับ Onboarding Process ที่น่าสนใจ

 

หากพูดถึงวิธีการทำงานขององค์กรระดับโลกอย่าง Spotify ก็มีความแตกต่าง และปรับให้เข้ากับประเภทธุรกิจของตนเอง

 

“Join the Band” – คือ สิ่งที่ Spotify ยึดมั่น

 

โดยมีการขยายว่า วิธีการทำงานของ Spotify คือ One Band, No Solo Artists

 

นั่นคือ Spotify เปรียบเทียบองค์กรเป็น “วงดนตรี” และพนักงานในองค์กร เปรียบเหมือน สมาชิกในวง โดยจะทำงานร่วมกัน เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่ดีที่สุด ทำให้จะไม่มีการทิ้งใครไว้ข้างหลัง พร้อมจะเดินหน้า และพัฒนาไปด้วยกันเสมอ

 

มาดูกันว่า Spotify หรือ Streaming Platform ชั้นนำระดับโลกมีวิธีการ Onboarding พนักงานใหม่อย่างไรบ้าง…

 

 

Onboarding ของ Spotify มีความน่าสนใจทั้งหมด 5 ประเด็นด้วยกัน

 

ในช่วงอาทิตย์แรกของพนักงานใหม่

 

1. Onboarding Buddy – Spotify Buddy

 

“Having a go-to person assigned to help me reduce my anxiety on my start date.“

Emma Bostian, Engineering Manager at Spotify.

 

Spotify มี Onboarding Buddy ที่เปรียบเสมือนเพื่อนคนแรกในบริษัท

 

ลองคิดดูว่า หากคุณเดินเข้ามาในองค์กรขนาดใหญ่วันแรก แบบไม่มีคนรู้จักภายใน และยังไม่รู้ว่าจะต้องนั่งทานข้าวเที่ยงกับใคร คุณจะรู้สึกเคว้งแค่ไหน… Spotify จึงมีการหา Buddy ให้กับพนักงานใหม่ เพื่อเตรียมพร้อมเข้าทำงานอย่างเป็นมิตร

 

Spotify จะหา Buddy ให้พนักงานใหม่ตั้งแต่ช่วงก่อน ถึงวันทำงานครั้งแรก เพื่อให้รู้สึกคุ้นเคยกับภาพรวมของการทำงาน (Pre-Boarding Process) ซึ่ง Buddy จะช่วยสร้างความสบายใจ ทำให้พนักงานใหม่ไม่รู้สึกโดดเดี่ยว เป็นทั้งเพื่อนและเป็นผู้สอนให้พนักงานใหม่สามารถปรับตัวและเรียนรู้งานได้ไวกว่าเดิม

 

หน้าที่หลักของ Buddy ใน Spotify มีหน้าที่ ดังนี้

• อธิบายถึงเป้าหมายและความคาดหวังของตำแหน่งงานนั้น ๆ
• ช่วยให้พนักงานใหม่ปรับตัวเข้ากับองค์กร
• ช่วยกระชับความสัมพันธ์ และเป็นตัวเชื่อมระหว่างพนักงานใหม่กับพนักงานเดิม รวมถึงคนที่อยู่ต่างแผนก
• ช่วยบริหารจัดการจัดการทุกความกังวล เพื่อทำให้พนักงานใหม่รู้สึกสบายใจ

 

 

2. Onboarding Sessions – อธิบายเรื่องที่ควรรู้ในองค์กร และแนวทางการทำงาน

 

กระบวนการ Onboarding Session เป็นเรื่องที่ไม่สามารถมองข้ามได้ ซึ่งเป็น Session เกี่ยวกับการเน้นย้ำเรื่องวัฒนธรรมองค์กร, กฎเกณฑ์, นโยบาย, สวัสดิการ ฯลฯ ที่จำเป็นต้องรู้ในฐานะพนักงานในองค์กรนั้น ๆ การชี้แจงอย่างเป็นทางการในขั้นตอนนี้ จะช่วยให้พนักงานใหม่เข้าใจสิ่งที่บริษัทต้องการสื่ออย่างชัดเจน ตรงไปตรงมา

 

อีกทั้งเรื่องแนวทางการทำงาน ที่ Spotify เปิดรับความคิดเห็นของพนักงานทุกคน และสนับสนุนการให้ Feedback แบบ 360 องศา คือ การประเมิน ตั้งแต่ ผู้บังคับบัญชาที่อยู่สูงขึ้นไป, ผู้ใต้บังคับบัญชาที่อยู่ต่ำกว่า, เพื่อนร่วมงาน, เพื่อนต่างแผนก ทำให้พนักงานใหม่กล้าที่จะแสดงความเห็นที่สร้างสรรค์อย่างเปิดเผย และสามารถรับมือกับความคิดเห็นต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

 

3. Team Intro – สร้างความเป็นส่วนหนึ่งของทีม

 

จะดีแค่ไหน หากเราสามารถทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งขององค์กรได้ตั้งแต่วันแรก ด้วยเหตุนี้ Spotify จึงกำหนดให้ทุกทีมที่มีพนักงานใหม่ ใช้เวลาแนะนำตัวเองแบบรายคน เพื่อให้รู้จักกันมากขึ้น ซึ่งกระบวนการนี้สามารถต่อยอดไปทำกับแผนกใกล้เคียง หรือกลุ่มคนที่คิดว่าจะต้องมีโอกาสร่วมงานกันด้วยก็ได้

 

 

Employee Onboarding ในช่วงเดือนแรกของพนักงานใหม่

 

 

4. The Greenhouse – Platform ด้านการเรียนรู้ของ Spotify

 

Spotify ให้ความสำคัญกับเรื่อง Learning Mindset โดยสนับสนุนให้พนักงานรู้จัก Re-Learn และ Re-Think ตลอดเวลาเพื่อสร้างนวัตกรรมใหม่ ๆ ทำให้มี The Greenhouse team มาเป็น Spotify’s Learning and Development Team ให้กับพนักงานในองค์กร

 

เพื่อสนับสนุนให้พนักงานอยู่ในจุดที่สามารถพัฒนาได้อีก ในช่วง Onboarding ของ Spotify จะมีการชี้แจงเครื่องมือ Learning and Development Resource ที่องค์กรสามารถมอบให้กับพนักงานใหม่ โดย Spotify จะใช้เวลาตรงนี้อธิบายหลักสูตรในภาพรวม, แนะนำผู้ฝึกสอนที่พนักงานใหม่เข้าถึงได้

 

 

5. การพูดคุยแบบ One-on-One

 

โดยปกติแล้ว การพูดคุยแบบ One-on-one จะเกิดขึ้นกับ Manager และลูกทีม เมื่อทำงานมาได้ซักระยะหนึ่ง เพื่อพูดคุยเรื่อง Feedback การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นในการทำงาน การหาแนวทางสนับสนุนการเติบโตในเส้นทางอาชีพในอนาคต และมีการนัดเป็นครั้งคราวตามความถี่ที่ทั้งคู่ต้องการ

 

ซึ่งความน่าสนใจของ Spotify คือ เลือกที่จะมี One-on-one ตั้งแต่ช่วงแรกในการทำงาน ซึ่ง Manager จะเรียกพนักงานใหม่มาพูดคุย เพื่อเปิดโอกาสให้สอบถามเรื่องที่อยากรู้ ตอบคำถามที่คาใจ  

 

สิ่งที่น่าสนใจ คือ พนักงานใหม่ยังมีสิทธิ์ขอคุยกับเพื่อนร่วมงานบางท่านเป็นการส่วนตัวด้วย Session นี้จะต่างจากการประชุมรวมของทีมในตอนแรก เพราะจะช่วยให้พนักงาน ใหม่กล้าพูดในเรื่องส่วนตัวมากกว่า ตอนอยู่ในที่ที่มีเพื่อนร่วมงานจำนวนมาก

 

จะเห็นว่า Spotify มีการให้ความสำคัญกับเรื่อง Onboarding ที่จะทำให้พนักงานรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งกับองค์กรอย่างสร้างสรรค์ และสามารถเริ่มทำงานได้อย่างสบายใจผ่าน Values ที่ส่งมอบให้พนักงานตั้งแต่ Onboarding Session ได้ผ่านวิธีต่าง ๆ ข้างต้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่อง Spotify Buddy และ Team Intro ต่าง ๆ

 

 

ความเห็นทิ้งท้ายเกี่ยวกับ Spotify เรื่อง Onboarding Process ที่สร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับพนักงานใหม่

 

กระบวนการ Onboarding เป็นเรื่องที่ทุกองค์กรต้องมี และสามารถออกแบบให้สอดคล้องกับวัฒนธรรมองค์กร และวิธีการทำงานที่แตกต่างกัน แต่อย่างไรก็ตาม Onboarding Process ที่ดี ควรส่งมอบประสบการณ์เชิงบวกให้กับพนักงานใหม่ และสามารถส่งมอบสิ่งที่ควรรู้ในช่วงแรกของการทำงานอย่างครบถ้วน

 

Spotify ที่ยึดมั่นเรื่อง One Band, No Solo Artists

 

จึงให้ความสำคัญกับการไม่ทิ้งพนักงานคนไหนไว้ข้างหลัง ถึงแม้ว่าจะเป็นพนักงานใหม่ที่ยังไม่คุ้นเคยกับองค์กรก็ตาม จึงมีวิธีการสร้างประสบการณ์ให้พนักงานรู้สึกเข้ากับสิ่งแวดล้อมภายในองค์กรได้ในระยะเวลาอันสั้น เช่น มี Spotify Buddy ที่เปรียบเหมือนเพื่อนคนแรกในที่ทำงาน และ Team Intro ที่สนับสนุนให้ทีมที่มีพนักงานใหม่ มี Session ที่ทำความรู้จักกัน ฯลฯ

 

อย่างไรก็ตาม แต่ละองค์กรควรออกแบบให้เข้ากับบริบท ความเหมาะสม และสถานการณ์ต่าง ๆ ขององค์กร เพื่อสร้างประสบการณ์ที่ดีของ Onboarding Process ให้กับพนักงานใหม่อย่างมีประสิทธิภาพ

 

 

#PragmaandWillGroup #CaseStudy #HRTheSeriesPWG #OnboardingProcess #Onboarding #Organization #HR

 

 

ติดตามบทความที่เกี่ยวข้อง

• เปิดโลก 5 HR Trends 2025 ยุคแห่งการเปลี่ยนแปลง และโอกาสทางธุรกิจ Read More
• สำรวจ Future of Work ปี 2025 เมื่อ AI มาแรง – ต้องแย่งชิง Talent – ความยืดหยุ่นในการทำงานเพิ่มขึ้น Read More
• Competency หรือ สมรรถนะ คืออะไร ต่างจาก Skill อย่างไร Read More

หากต้องการติดต่อสามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ที่ Contact