จากสถิติพบว่า มีคนเพียง 1 ใน 5 เท่านั้น ที่มีการจัดการเวลาอย่างเป็นระบบ นอกนั้นมักใช้ Email Inbox เป็นเกณฑ์ในการจัดการงานต่าง ๆ

จากสถิติข้างต้น ถือเป็นเรื่องน่ากังวลของคนที่ต้องรับผิดชอบงานล้นมือ (1)

 

วันนี้เราจึงอยากให้ทุกคนทำความรู้จักกับ วิธีการบริหารเวลา ของ Stephen R. Covey ผู้เป็นคนเขียนหนังสือ The 7 Habits of Highly Effective People ที่มียอดขายกว่า 25 ล้านเล่มทั่วโลก และจากหนังสือ When: The Scientific Secrets of Perfect Timing โดย Daniel H. Pink ที่เป็นหนังสือที่หลาย ๆ คน กล่าวว่าอ่านแล้วสามารถเปลี่ยนชีวิตได้เลยทีเดียว เพราะมีแนวคิดช่วยให้เราสามารถบริหารเวลาได้อย่างมีหลักเกณฑ์มากขึ้น 

 

ในทุกวันนี้ หลายคนอาจอยากได้เวลาเพิ่มเพื่อให้สามารถทำงานหรือพักผ่อนได้มากขึ้น แต่เคยสงสัยหรือไม่ว่า ทุกคนมีเวลา 24 ชั่วโมงต่อวันเท่ากัน แต่ทำไมบางคน ถึงสามารถทำงานทุกอย่างได้เสร็จสมบูรณ์ แล้วยังมีเวลาพักผ่อน ออกกำลังกาย และใช้เวลาอยู่กับเพื่อนฝูงได้…

 

เราจึงรวบรวม Key Takeaway ที่น่าสนใจ จากหนังสือชื่อดังสองเล่มที่กล่าวไปข้างต้น เพื่อเป็นตัวช่วยในการจัดสรรเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ ภายใต้ข้อจำกัดต่าง ๆ ที่มี ให้ทุกคนได้ลองไปปรับใช้กัน

 

ประเด็นการบริหารเวลาที่น่าสนใจ มีดังนี้

1. จัดกลุ่มงานตามเกณฑ์ที่ตั้งไว้ เพื่อให้บริหารเวลาอย่างมีระบบมากขึ้น

Stephen R. Covey มีวิธีการจัดกลุ่มงานตาม Time Quadrants โดยใช้ Metrics เรื่อง ความเร่งด่วนของงาน และความสำคัญของงานเป็นตัวช่วยในการจัดกลุ่ม ซึ่งแบ่งออกเป็น 4 ส่วน ตามภาพ

 

 

• ส่วนที่ 1 คือ งานที่เร่ง และมีความสำคัญ เช่น โปรเจคที่ใกล้ถึง Deadline หรือมีปัญหาที่ไม่ได้วางแผนไว้เกิดขึ้น
• ส่วนที่ 2 คือ งานที่ไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญ เช่น การวางแผนกลยุทธ์สำหรับโปรเจคที่กำลังจะเกิดขึ้น การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับเพื่อนร่วมงานหรือลูกค้า การใช้เวลาในการเรียนรู้ Skills ใหม่ ๆ ที่สำคัญในอนาคต 
• ส่วนที่ 3 คือ งานที่เร่ง แต่ไม่ได้สำคัญมาก เช่น การเข้าร่วมประชุมที่เราไม่ได้มีส่วนเกี่ยวข้องขนาดนั้น หรืองานเสริมอื่น ๆ ที่เข้ามาในระยะสั้น
• ส่วนที่ 4 คือ งานที่ไม่เร่ง และไม่ได้สำคัญมาก เช่น งานเอกสารต่าง ๆ ที่ไม่ต้องรีบทำเพื่อส่งไปที่ฝ่ายอื่น และงานที่ไม่ได้สนับสนุนเป้าหมายขององค์กรโดยตรง เป็นต้น

 

สำหรับ Office Worker งานส่วนที่สำคัญ คือ Quadrant 1 และ 2 ที่ต้องอาศัยการวางแผน การพัฒนาตนเอง การสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้เกี่ยวข้อง จึงต้องแบ่งเวลาส่วนใหญ่ให้กับ 2 ส่วนนี้ และย่นเวลาที่ใช้ใน Quadrant 3 และ 4 ให้น้อยลง

 

นอกจากเรื่อง เวลา เราต้องคำนึงเรื่อง พลังงาน (Energy) ที่ต้องเสียไปในแต่ละงาน และ ผลตอบแทน (Return) ที่ได้กลับมาด้วย อย่างเช่น Quadrant 1 และ 2 อาจใช้พลังเท่ากัน แต่ Quadrant 2 ได้ Return กลับมามากกว่า เพราะ Quadrant 1 เป็นสิ่งที่อาศัยการเข้าไป Take Action อย่างเร่งด่วน มีความเครียด ความกดดัน ส่วนใหญ่อาจเป็นการแก้ปัญหาเฉพาะหน้า ซึ่งเพียงแก้ไขปัญหาเสร็จ ก็จบไป เพราะฉะนั้น พยายามกำหนดขอบเขตเวลาในการทำงานประเภทนี้ เพื่อให้ไม่เสียพลังโดยสิ้นเปลืองและเวลาในการไปทำงานส่วนอื่น ๆ

 

2. เรียนรู้ที่จะ “ปฏิเสธ” จะช่วยให้บริหารเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในชีวิตการทำงาน มักจะมีงานแทรก หรืองานนอก ไม่ว่าจะมาจากบริษัทที่ทำงานอยู่ จากเพื่อน ๆ หรือคนรอบข้าง Stephen Covey จึงเน้นย้ำว่า เมื่อมีงานใหม่ ที่นอกเหนือจากหน้าที่ที่เราต้องทำอยู่แล้วเกิดขึ้น เราต้องเลือก “ตอบตกลง” และ “ปฏิเสธ” ให้ถูกงาน อย่า “Say Yes” กับทุกอย่าง 

 

เพราะในการทำงานแต่ละอย่าง สิ่งที่ต้องใช้เพิ่มอย่างแน่นอน คือ เวลา ซึ่งเป็นสิ่งที่น่าหวงแหนมากที่สุดเลยก็ว่าได้ เราต้องคิดว่า สิ่งที่เราจะไปทำเพิ่มนั้น หากไม่ได้อยู่ในหน้าที่ของเรา งานนั้นจะสามารถสนับสนุนเป้าหมายในเชิงบุคคลเรามากแค่ไหน มีคุณค่าแค่ไหน ใช้เวลามากเพียงใด มีความสำคัญอย่างไร ฯลฯ ซึ่งเกณฑ์ต่าง ๆ ขึ้นอยู่กับการบริหารเวลาของแต่ละคน และการจัดลำดับความสำคัญในการทำงาน

 

ที่สำคัญคือ นอกจากจะมีเกณฑ์ในใจที่ชัดเจนแล้ว ว่าจะตอบตกลง หรือปฏิเสธ เราต้องยึดมั่นในหลักการคิดของตนเอง อย่าปล่อยให้พลังการโน้มน้าวครอบงำความคิดของตนเอง แล้วสุดท้าย ก็ Say Yes กับทุกงานที่เกิดขึ้น

 

3. สร้างประสิทธิภาพสูงสุดเวลาทำงานเป็นทีม

สร้าง Synergy ในการทำงานร่วมกันระดับทีม เพื่อสร้างการบริหารที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการทำงานโดยต้องประกอบไปด้วย การมี Open Communication ที่เปิดรับฟังทุกความคิดเห็น สามารถแสดงออกทางความคิด ผ่านการสร้างบรรยากาศให้สามารถพูดได้อย่างเปิดเผย และให้การประชุมมีประสิทธิภาพ เพราะได้ไอเดียที่หลากหลาย อีกทั้งสามารถ Feedback เพื่อต่อยอดไปสู่ความคิดที่ดีกว่ามากขึ้นเรื่อย ๆ จากการมี Open Communication ทำให้การประชุมหรือรวบรวมความเห็นต่อครั้ง สามารถสร้าง Value ได้มากกว่าเดิม

 

อีกทั้งการนำจุดแข็งของแต่ละคนในทีมมารวมกัน จะยิ่งทำให้การบริหารเวลาระดับทีมดียิ่งขึ้น เช่น การแบ่งงานตามความเชี่ยวชาญของสมาชิกทีม และให้ผู้ที่รอบรู้เรื่องนั้น ๆ รับผิดชอบงานดังกล่าวไป จะสามารถ Optimize Performance ลดความซ้ำซ้อนของงาน และเสริมจุดแข็งของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

 

4. หาเวลาพักจากงาน และใส่ใจเรื่อง Well-Being ของตนเอง เพื่อสร้าง Life Satisfaction อย่างยั่งยืน

หลาย ๆ คนอาจยุ่งกับงานจนไม่มีเวลาสนใจมิติอื่น ๆ ในชีวิต ซึ่งอย่าลืมว่า ชีวิตเราไม่ได้มีแค่เรื่องงานอย่างเดียว Stephen Covey จึงนำเสนอแนวคิด “Sharpen the Saw” ที่หมายถึง หมั่นลับคมอยู่เสมอ

 

เขาได้เปรียบเปรยกับการเลื่อยไม้ ที่มีชายคนหนึ่งเป็นช่างเลื่อยไม้ และใช้เวลานานต่อการเลื่อยไม้ 1 ต้น ซึ่งหากคนนี้หยุดเลื่อย แล้วพักสักนิด เพื่อมาลับคมเลื่อยของตน จะทำให้สามารถกลับไปทำงานได้อย่างรวดเร็ว และประหยัดแรงกว่าเดิมอย่างมาก เพราะเลื่อยมีความคมขึ้น อีกทั้งมีพละกำลังเพิ่มจากการพักผ่อนอีกด้วย

 

เช่นเดียวกับการใช้ชีวิต หากเราทำแต่งานอย่างเดียว แต่ไม่หยุดพัก และพัฒนาตนเองในด้านอื่น ๆ จะทำให้วันหนึ่ง เราจะหมดพลังได้เร็ว จากที่ไฟแรง อาจกลายเป็นหมดไฟได้

 

Stephen Covey กล่าวว่า อีก 4 ด้าน ที่เราต้องให้ความสำคัญในชีวิตนอกจากเรื่องงาน ประกอบไปด้วย

 

1. Physical Dimension ด้านกายภาพ

หมั่นดูแลสุขภาพร่างกาย ตั้งแต่การออกกำลังกาย รับประทานอาหารที่มีประโยชน์ ถูกหลักตามโภชนาการ พักผ่อนให้เพียงพอ สิ่งเหล่านี้จะสามารถเพิ่ม Energy Level ลดความเครียด และดูแลสุขภาพร่างกายโดยรวมของเราได้ อีกทั้งเป็นการ Refresh ร่างกายและสมอง ให้พร้อมต่อการเริ่มต้นใหม่ในแต่ละครั้ง

 

2. Mental Dimension ด้านจิตใจ

อย่าละเลยด้านจิตใจ หมั่นพัฒนาทัศนคติตนเองให้พร้อมที่จะเรียนรู้อยู่เสมอ และได้เปิดใจรับสิ่งใหม่ ๆ เพื่อสร้างแรงบันดาลใจในอนาคต กิจกรรมที่สามารถส่งเสริมการดูแลด้าน Mental เช่น การอ่านหนังสือ การดูสารคดี การเดินชมพิพิธภัณฑ์ เป็นต้น ทั้งนี้ทั้งนั้น ขึ้นอยู่กับความชอบของแต่ละคน สามารถค้นหาตัวเองได้ง่าย ๆ ผ่านการทดลองทำทีละอย่างไป

 

3. Social/ Emotional Dimension ด้านความสัมพันธ์

หมั่นรักษาความสมดุลทางอารมณ์ และอย่าหลงลืมที่จะรักษาความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้อื่น หลาย ๆ คน เมื่อชีวิตเข้าสู่วัยทำงาน คนรู้จัก มักจะกลายเป็น คนเคยรู้จัก เพราะฉะนั้น การนัดเจอกันบ้าง ไม่ถือว่าเป็นการเสียเวลาเลยสักนิด อีกทั้งอาจได้แนวคิดใหม่ ๆ ด้วย

 

4. Spiritual Dimension ด้านสติปัญญา

หมั่นค้นหาว่า คุณค่าที่เรามองหา และความต้องการที่แท้จริงของเราคืออะไร และหมั่นทำสิ่งที่สามารถเชื่อมโยงไปถึงสิ่งเหล่านั้นให้ได้ หลายครั้งที่เราอาจเกิดคำถามว่า “เรากำลังทำอะไรอยู่” เพราะฉะนั้น อย่าลืมใช้เวลาในการค้นหาคำตอบเหล่านี้ด้วย กิจกรรมที่สามารถส่งเสริมความคิดเชิงนี้ได้ เช่น การใช้เวลาอยู่กับธรรมชาติ ปราศจากสิ่งรบกวน หรือการเขียน Journal เพื่อ Reflect ในแต่ละวัน เพื่อสะท้อนความคิดตนเองอยู่เสมอ

 

จะเห็นได้ว่า มิติในชีวิตมีหลายด้านมาก ๆ ไม่ได้มีแต่เรื่องงานเท่านั้น การให้น้ำหนักมิติด้านอื่น ๆ ด้วย ทั้งด้านการดูแลตัวเอง การทำจิตใจให้พร้อมเรียนรู้ การรักษาความสัมพันธ์ และการพัฒนาตนเอง ล้วนเป็นสิ่งสำคัญทั้งสิ้น และสามารถสร้างความยั่งยืนในเชิงบุคคลได้อย่างยั่งยืนอีกด้วย

 

5. จัดสรรเวลาและประเภทงานตามนาฬิกาชีวภาพ หรือ Human Biological Clock อย่างเหมาะสม

จากหนังสือของ When: The Scientific Secrets of Perfect Timing โดย Daniel H. Pink ได้พูดถึงเรื่องของ นาฬิกาชีวภาพ ที่เกี่ยวข้องกับระบบการทำงานของร่างกายมนุษย์ ซึ่งหากนำไปปรับใช้กับการบริหารเวลา จะสามารถปรับใช้ได้ในเรื่องที่แต่ละคนมีช่วงเวลาที่จะทำงานประเภทต่าง ๆ แตกต่างกันไป แต่โดยส่วนใหญ่แล้ว มักเป็นดังนี้

 

1. ช่วง Peak มักเป็นช่วงเช้า

ช่วงเช้า จะเป็นเวลาที่คนส่วนใหญ่จะทำงานเกี่ยวกับการคิดวิเคราะห์ การโฟกัสกับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง และการแก้ปัญหาที่ต้องใช้ความคิดต่าง ๆ

 

2. ช่วง Trough หรือช่วงกลางวัน

ในช่วงเวลานี้ สมองเราได้ใช้งานมาซักพักแล้วจากการทำงานใช้ความคิดในช่วงเช้า เพราะฉะนั้น งานที่เหมาะที่จะทำในตอนนี้ คือ งาน Routine หรืองานเอกสารทั่วไป ที่ไม่ต้องใช้ทักษะการคิดมากเท่าตอนเช้า เพื่อเป็นการพักสมองในระยะเวลาหนึ่ง อีกทั้งหาเวลาพักให้ตัวเอง หรืองีบสั้น ๆ จะสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานหลังจากนั้นได้

 

3. ช่วง Recovery ที่มักเกิดขึ้นตอนเย็น

ช่วงนี้ จะเป็นช่วงที่ความคิดสร้างสรรค์ทำงานได้ดี จึงเหมาะกับการระดมความคิดหาไอเดียใหม่ ๆ และการเข้าสังคม 

 

หากนำเรื่องนาฬิกาชีวภาพไปใช้ในการทำงานจริง จะสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานได้อย่างมาก โดยการสร้างความสอดคล้องระหว่างช่วงเวลาและประเภทงานที่เหมาะสม หาเวลาพักสมองให้เข้ากับตนเอง และอย่าลืมเคารพถึงนาฬิกาชีวภาพของคนอื่น ๆ ด้วย หากพวกเขามีช่วงเวลา Peak Trough และ Recovery แตกต่างจากตน

 

ดังนั้น การบริหารเวลาที่ดี ต้องมีหลักเกณฑ์ในการแบ่งเวลา รู้จักปฏิเสธคนให้เป็น มีการประยุกต์ใช้การบริหารเวลาในระดับทีม ใส่ใจมิติอื่น ๆ ในชีวิตนอกจากงาน และจัดสรรการทำงานตามนาฬิกาชีวภาพ เพื่อใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด ใช้เวลาอย่างมีคุณค่า และสร้างความยั่งยืนได้อย่างแท้จริง

#PWG #Pragmaandwillgroup #Timemanagement #การบริหารเวลา #The7HabitsofHighlyEffectivePeople #WhenTheScientificSecretsOfPerfectTimingRevenue

 

 

(1) Acuity training. (2022). Time management statistics and facts.  สืบค้นจาก Acuity training

 

 

ติดตามบทความต่อไปที่เกี่ยวข้อง

• Work Life Balance VS Work Life Integration Read More
• Generation Gap หนึ่งในความท้าทายในที่ทำงาน Read More
• Case Study จาก Zappos องค์กรที่ติดอันดับที่ ๆ คนอยากเข้าทำงานมากที่สุด Read More

หากมีข้อสงสัยเรื่อง People & Organization สามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ผ่านช่องทางด้านล่างนี้