Succession Planning คืออะไร ทำไมถึงสำคัญกับองค์กรที่ต้องการเติบโตในระยะยาวอย่างยั่งยืน?

 

จากสถิติของ ATD’s Research เกี่ยวกับ Succession Planning: Ensuring Continued Excellence พบว่า

มีองค์กรเพียง 35% เท่านั้น ที่มีกระบวนการทำ Succession Planning อย่างจริงจัง

 

ในโลกของธุรกิจที่เต็มไปด้วยการแข่งขันและการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว Succession Planning หรือ การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง เป็นกลยุทธ์ที่สำคัญอย่างยิ่ง สำหรับองค์กรที่มุ่งสู่ความสำเร็จในระยะยาว

 

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) คือ กระบวนการในการระบุและพัฒนาบุคลากรที่มีศักยภาพสูง เพื่อเตรียมความพร้อมในการสืบทอดตำแหน่งงานที่มีความสำคัญต่อความสำเร็จขององค์กร กระบวนการนี้มุ่งเน้นไปที่การค้นหาและเตรียมความพร้อมให้กับผู้สืบทอดตำแหน่งสำคัญ ๆ เช่น ผู้บริหารระดับสูง หัวหน้าฝ่ายต่าง ๆ หรือตำแหน่งที่มีผลกระทบโดยตรงต่อการดำเนินธุรกิจ

 

ลองนึกภาพว่า ในวัน ๆ หนึ่ง มีพนักงานได้เลื่อนตำแหน่ง ย้ายบริษัท และเกษียณ ตลอดเวลา การมีแผนการที่ชัดเจนในการพัฒนาและเตรียมพร้อมผู้นำรุ่นต่อไป จะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินงาน และสร้างการเติบโตอย่างยั่งยืน

 

โดย Succession Planning มี Concept หลัก ดังนี้

 

• เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่มี High Impact หรือเป็น Critical Role เท่านั้น ดังนั้น ไม่ใช่ทุกตำแหน่งในองค์กรจะเกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้
• มุ่งเน้นคัดเลือก และพัฒนา Key Talent จากตำแหน่งที่ระบุในข้อที่ 1
• สร้างความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ หากบุคคลในตำแหน่งที่ระบุไม่สามารถดำเนินงานต่อได้ จะต้องมี Successor พร้อมทำงานต่อได้เลย เพื่อป้องกันการหยุดชะงักทางธุรกิจ

หากต้องการอ่านรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Concept ของ Succession Planning สามารถอ่านได้ที่ Succession Planning วิธีการวางแผนคนสืบทอดตำแหน่งสำคัญในองค์กร

 

 

ทำไม Succession Planning ถึงสำคัญต่อองค์กร?

 

1. รักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ

เมื่อมีการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) ที่ดีองค์กรจะมีผู้สืบทอดตำแหน่งหรือ Successor ที่พร้อมรับช่วงต่อได้อย่างราบรื่น ทำให้การดำเนินงานขององค์กรไม่หยุดชะงัก

 

2. ถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์

องค์กรสามารถถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ที่สำคัญจากผู้ดำรงตำแหน่งปัจจุบันไปยังผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) ทำให้องค์ความรู้ขององค์กรถูกส่งต่อไป

 

3. เพิ่มแรงจูงใจและรักษาบุคลากรที่มีศักยภาพสูง

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) ช่วยสร้างเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพที่ชัดเจนให้กับบุคลากรที่มีศักยภาพสูง ทำให้มีแรงจูงใจในการทำงานอย่างเต็มที่เพื่อพัฒนาตนเองสู่ตำแหน่งที่สูงขึ้น

 

4. สร้างความมั่นใจให้กับผู้เกี่ยวข้องทางธุรกิจ

การมีแผนสืบทอดตำแหน่งที่ชัดเจนจะช่วยสร้างความมั่นใจให้กับผู้ถือหุ้น นักลงทุน และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ว่าองค์กรมีการเตรียมความพร้อมในการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงของบุคลากรสำคัญ และมีแผนในการขับเคลื่อนองค์กรไปสู่เป้าหมายในระยะยาว

 

5. ประหยัดค่าใช้จ่ายในการสรรหาบุคลากรภายนอก

การพัฒนาบุคลากรภายในองค์กรผ่านกระบวนการวางแผนสืบทอดตำแหน่ง (Succession Planning) จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการสรรหาและฝึกอบรมบุคลากรใหม่จากภายนอก ซึ่งอาจมีค่าใช้จ่ายสูงกว่า

 

 

ขั้นตอนสำคัญในการทำ Succession Planning

 

การวางแผนสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิภาพต้องอาศัยกระบวนการที่เป็นระบบและครอบคลุมทุกขั้นตอนที่สำคัญ ซึ่งประกอบด้วย 4 ขั้นตอนหลัก ดังนี้

 

ขั้นตอนที่ 1: การพัฒนาบุคลากร (Talent Development)

 

ขั้นตอนแรกของการวางแผนสืบทอดตำแหน่งคือการพัฒนาบุคลากรภายในองค์กร โดยมุ่งเน้นไปที่การระบุและพัฒนาบุคลากรที่มีศักยภาพสูง หรือ Talent ผ่านกิจกรรมต่าง ๆ ใน Talent Development เช่น การฝึกอบรม การมอบหมายงานที่ท้าทาย การมี Mentor คอยชี้แนะแนวทาง หรือแม้กระทั่งการทำ Job Rotation เพื่อสั่งสมประสบการณ์ที่แตกต่าง และพัฒนาทักษะการเป็นผู้นำ

 

 

ขั้นตอนที่ 2: การระบุผู้มีศักยภาพในการเป็นผู้นำ หรือ Leadership Talent

 

หลังจากขั้นตอนการพัฒนาบุคลากร องค์กรจะต้องประเมินและคัดเลือกบุคลากรที่มีศักยภาพสูงในการเป็นผู้นำ โดยอาจใช้เครื่องมือต่าง ๆ เช่น Survey, Assessment เพื่อประเมินความพร้อมของการเป็นผู้นำ อีกทั้งต้องคำนึงถึงความหลากหลายในอนาคตอีกด้วย

 

 

ขั้นตอนที่ 3: การพัฒนาผู้นำ (Leadership Development)

 

สำหรับบุคลากรที่ได้รับการคัดเลือกให้เป็นผู้นำในอนาคต องค์กรจะต้องจัดให้มีการพัฒนาทักษะและความรู้ที่จำเป็นสำหรับการเป็นผู้นำ และสนับสนุนให้มีการพัฒนาปฏิสัมพันธ์ หรือสร้าง Connection ระหว่างผู้นำ เพื่อพัฒนาอย่างมีประสิทธิภาพ หรือมีการทำ 360-Degree-Feedback  และ Coaching ในการพัฒนาส่วนที่ขาดไป

 

ขั้นตอนที่ 4: การตัดสินใจผู้สืบทอดตำแหน่ง (Succession Decision)

 

ขั้นตอนสุดท้ายคือการตัดสินใจว่าจะแต่งตั้งใครให้สืบทอดตำแหน่งงานที่สำคัญต่าง ๆ โดยพิจารณาจาก Capability ความพร้อม และความเหมาะสมของผู้สืบทอดตำแหน่งแต่ละคน นอกจากนี้ องค์กรยังต้องวางแผนการถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์จากผู้ดำรงตำแหน่งปัจจุบันไปยังผู้สืบทอดตำแหน่งด้วย เพื่อให้การสืบทอดตำแหน่งเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด

 

 

ปลดล็อกความสำเร็จในการทำ Succession Planning ด้วยตัวอย่าง Golden Rules ที่องค์กรควรนึกถึง

 

1. เตรียมผู้สืบทอดตำแหน่งให้พร้อมสำหรับ 90% ของตำแหน่งสำคัญ (Critical Role)

องค์กรควรมีเป้าหมายในการเตรียมผู้สืบทอดตำแหน่ง (Successor) ให้พร้อมอย่างน้อย 90% ของตำแหน่งงานที่มีความสำคัญหรือสร้าง High Impact ต่อองค์กร

 

จากข้อมูลของ Visier กล่าวว่า สัดส่วนที่เหมาะสมคือ 3:1 หมายถึง อัตราส่วนผู้สืบทอดตำแหน่ง 3 คน ต่อ 1 ตำแหน่งงานที่มี High Impact ต่อองค์กร เพื่อเตรียมความพร้อมสู่การเปลี่ยนผ่าน

 

 

2. มองหาคนภายในที่มีศักยภาพสูง แต่ยังไม่ถูกพัฒนาเพิ่มเติม

สำหรับตำแหน่งงานที่สำคัญแต่ละตำแหน่ง องค์กรควรมีผู้สืบทอดตำแหน่งที่มีศักยภาพอย่างน้อย 3 คน เพื่อเพิ่มโอกาสในการเลือกผู้สืบทอดตำแหน่งที่เหมาะสมที่สุด และลดความเสี่ยงในกรณีที่ผู้สืบทอดตำแหน่งลาออกหรือไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้

 

เช่น มองหาพนักงานที่เคยมีประสบการณ์ทำงานที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งที่ต้องการผู้สืบทอด ทำแบบทดสอบ 360-Degree-Feedback มองหาผู้ที่มีเงินเดือนทียบเท่าเพื่อเข้าถึงผู้ที่มีศักยภาพสูงจากการเลื่อนตำแหน่ง

 

 

3. ติดตามความเสี่ยงอย่างต่อเนื่อง

องค์กรต้องติดตามและประเมินความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นกับแผนสืบทอดตำแหน่งอย่างสม่ำเสมอ เช่น ความเสี่ยงจากการลาออกของผู้สืบทอดตำแหน่ง เนื่องจากผู้ที่อยู่ในตำแหน่งนี้ มักมีโอกาสงานต่าง ๆ เข้ามามากมาย หรือการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่อาจส่งผลกระทบต่อความต้องการทักษะและความรู้ของผู้นำในอนาคต

 

 

4. ผสานการวางแผนสืบทอดตำแหน่งเข้ากับ Workforce Planning ภายในองค์กร

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง หรือ Succession Planning ไม่ควรแยกออกจากการวางแผนกำลังคนโดยรวมขององค์กร แต่ควรผสมผสานรวมเข้าด้วยกัน เพื่อให้มั่นใจว่าองค์กรมีบุคลากรที่เพียงพอและมีทักษะที่เหมาะสมในการรองรับการสืบทอดตำแหน่งและการเติบโตในอนาคต

 

 

Final Thoughts เกี่ยวกับ Succession Planning

 

การวางแผนสืบทอดตำแหน่ง หรือ Succession Planning เป็นกระบวนการที่มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อความสำเร็จในระยะยาวขององค์กร การมีแผนสืบทอดตำแหน่งที่มีประสิทธิภาพจะช่วยให้องค์กรสามารถรักษาความต่อเนื่องในการดำเนินธุรกิจ พัฒนาผู้นำรุ่นต่อไป และสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

 

อย่างไรก็ตาม การวางแผนสืบทอดตำแหน่งไม่ใช่เรื่องง่าย องค์กรต้องอาศัยทรัพยากร และความร่วมมือจากทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ในการดำเนินการอย่างเป็นระบบและต่อเนื่อง รวมถึงการนำ Best Practices ต่าง ๆ ที่เหมาะสมมาปรับใช้ภายในองค์กร

 

สุดท้ายนี้ สิ่งสำคัญที่สุดคือองค์กรต้องตระหนักว่า การวางแผนสืบทอดตำแหน่งไม่ใช่แค่การเลือกผู้สืบทอดตำแหน่งเท่านั้น แต่เป็นการลงทุนในการพัฒนาผู้นำและบุคลากรที่มีศักยภาพ เพื่อสร้างอนาคตที่ยั่งยืนให้กับองค์กร

 

 

#PWG #PragmaandWillGroup #HRTheSeriesPWG #SuccessionPlanning #Successor #TalentDevelopment

 

 

Reference:

 

Succession Planning: Essential Guide for HR, AIHR Digital. (2023). จาก AIHR

 

Succession Planning Success: The Golden Rules for Future-Proofing Your Business, Visier Inc. (2023). จาก Visier

 

 

ติดตามบทความที่เกี่ยวข้อง

• ความท้าทายของผู้บริหาร งานล้นมือ จะดูแล Talent อย่างไร (Talent Development For Manager) Read More
• HR Technology Trend อะไรที่น่าจับตามอง ในปี 2024 และชาว HR วางแผนจะลงทุนเรื่องอะไร Read More
• Competency หรือ สมรรถนะ คืออะไร ต่างจาก Skill อย่างไร Read More

หากต้องการติดต่อสามารถติดต่อ Pragma and Will Group ได้ที่ Contact